Автоматизация документооборота на предприятии лесопиления

ПЕТРОЗАВОДСКИЙ ГОСУДАРТСВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

МАТЕМАТИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА ПРИКЛАДНОЙ МАТЕМАТИКИ И КИБЕРНЕТИКИ

Дипломная работа

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ ЛЕСОПИЛЕНИЯ

Петрозаводск

2010

СОДЕРЖАНИЕ

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1.              Теоретические аспекты автоматизации предприятия

2. Обследование предприятия

2.1 Общие сведения о предприятии

2.2 Структура организации

2.3 Структура управления

2.4 Исследование бизнес-процессов

2.5 Результат обследования

3. Разработка технического задания

«Система учета на складе»

3.1 Назначение и цели создания системы

3.2 Требования к «Системе»

3.2.1 Функциональные требования

3.2.2  Потоки данных

4.              Проектирование Базы Данных

4.1 Инфологическая модель

4.2 Реляционная модель данных

5. Порядок контроля и приемки системы

5.1 Аттестация системы

5.2 Проект сборки

5.3 Сведения об условиях эксплуатации объекта автоматизации и характеристиках окружающей среды

5.4 Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ А

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

ВВЕДЕНИЕ

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять ими. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия.

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

ЗАО «Соломенский лесозавод» - входит в группу предприятий «АСПЭК». Основным видом продукции ЗАО «Соломенский лесозавод» являются фрезерованные детали из цельной и сращенной древесины. Готовая продукция реализуется на экспорт и на внутренний рынок. Производственный процесс организован на базе передовых технологий. Готовая продукция хранится на механизированном складе.

На сегодняшний день полная автоматизация предприятия связана с довольно крупными расходами. Наиболее приемлемым в сложившихся экономически условиях для предприятия является частичная автоматизация документооборота.

Таким образом, целью дипломного исследования является проектирование системы учета на складе.

Задачами данной дипломной работы являются:

                  описание, анализ деятельности, структуры и функций предприятия ЗАО «Соломенский лесозавод»;

                  исследование  бизнес-процессов предприятия;

                  разработка технического задания и проектирование информационной  системы.

Дипломная работа состоит из введения, пяти частей, заключения, списка используемой литературы и двух приложений.

В первой части рассматриваются теоретические аспекты, связанные с автоматизацией документооборота предприятия.

Остальные части отражают практическую составляющую: обследование предприятия, разработка технического задания, проектирование базы данных, проектирование системы.

В заключении кратко излагаются результаты  проведенной работы.

Список литературы содержит двенадцать источников.

1.   Теоретические аспекты автоматизации предприятия

На сегодняшний день автоматизация документооборота  необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

      документы теряются;

      накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

      документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

      тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

      создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

      на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

      обеспечит слаженную работу всех подразделений;

      упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

      повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

      повысит оперативность доступа к информации;

      позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Этапы автоматизации документооборота:

Процесс внедрения состоит из нескольких этапов. Выделяют следующие основные этапы:

1. Обследование организационной, управленческой структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов;

2. Разработка технического задания, включающего:

      Цели автоматизации

      Описание задач автоматизации, краткое описание бизнес-процессов, которые необходимо автоматизировать и смежных процессов. Задачи, стоящие перед заказчиком, которые необходимо решить с помощью разработки программного обеспечения.

      Характеристики объекта автоматизации

      Описание текущего состояния автоматизации - перечень информационных систем, связанных с разрабатываемым проектом, их функциональность, возможность их использования и интеграции для целей данного проекта

      Функциональные требования к системе. Описание того, какие функции должна выполнять система. Описание ограничений, по тому, как система должна выполнять те или иные функции. Описание типов пользователей системы (ролей). Описание функций, которые должен выполнять каждый тип пользователя в системе. Подробное описание взаимодействия каждого типа пользователя с системой по шагам (сценарии использования системы).

      Прототипы интерфейсов, с помощью которых происходит взаимодействие пользователей с системой с описанием, в какой последовательности и каким образом происходит отображение различных форм и окон системы, каким образом данные вводятся, проверяются, обрабатываются системой. Описание реакций системы на действия пользователя.

3. Проектирование БД

      Описание предметной области

      Построение инфологической модели

      Проектирование базы данных (создание таблиц)

4. Формулирование требованиий к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие

Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования.

Установка и настройка программного обеспечения, и опытная эксплуатация.

Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.

Анализ существующих автоматизированных систем документооборота:

Современный  рынок прикладных программных средств предлагает ряд автоматизированных систем управления документацией. Среди них система электронного документооборота DIRECTUM, система DocsVision, БОСС-Референт, ДЕЛО, ЕФРАТ-Документооборот, CompanyMedia и др.

DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM относится к классу ECM-систем (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Преимущества:

В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Cистема сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы.

      Ориентация на повышение эффективности работы в целом.

      Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.

      Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов.

      Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.

      Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.

      Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.

      Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных как в РФ так и на Украине средств криптозащиты.

      Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM.

      Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.

      Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.

      Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)

      Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.

      Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.

      Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

      Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Недостатки:

      Зависимость от платформ Microsoft.

      Стоимость автоматизации складывается не только из стоимости программного обеспечения, но и из услуг по внедрению. Стоимость услуг по внедрению определяется в зависимости от потребности Заказчика и может быть как равна нулю (приобретение коробочного решения), так и достигать значительных сумм при автоматизации не типовых задач.

      Если при внедрении требуется изменение разработки на системном уровне, то потребуются дополнительные временные и трудозатраты при обновлении до новой версии.

Система DocsVision — платформа для автоматизации управления документами и бизнес-процессами предприятий российской разработки, активно внедряемая на предприятиях бывшего СССР с 2005 года.

Система DocsVision предназначена для создания гибких, настраиваемых решений в следующих областях: — создание электронных архивов — автоматизация делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины — автоматизация управления деловыми и организационными бизнес-процессами (создание электронных регламентов) — интеграции различных информационных систем предприятия на базе сквозных бизнес процессов.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» функционально относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) . Она обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов.

Система «ДЕЛО» полностью соответствует государственным нормативно-методическим требованиям в области управления документами. Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «ДЕЛО» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.

Недостатки:

      отсутствуют средства графического отображения маршрутов документов;

      неудобство графического дизайнера при создании регистрационных карт документов;

      отсутствие графического представления о состоянии и прохождении документов.

«БОСС-Референт» — система электронного документооборота. Предназначена для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. На сегодняшний день СЭД «БОСС-Референт» является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). В 2008 году 25 % рабочих мест СЭД в России было реализовано на базе системы «БОСС-Референт».

Преимущества:

      Возможность внедрение на предприятиях различной структуры.

      Пользователи могут работать как через клиент Lotus Notes, так и через Web-браузер.

      Возможность подключения сканера и соответствующих программных продуктов для распознавания бумажных документов.

Недостатки:

      Относительная дороговизна (за счет необходимости приобретения платформы IBM Lotus Notes/Domino).

      Необходимость наличия на предприятии специалиста, компетентного в IBM Lotus Notes/Domino, который смог бы обеспечить грамотное сопровождение системы «БОСС-Референт».

      Ограничения по интеграции с не IBM решениями.

CompanyMedia — программный комплекс — система электронного документооборота и управления бизнес-процессами, производимая Компанией ИнтерТраст с 1998 г. по настоящее время, на основе платформы совместной работы пользователей (GroupWare) IBM Lotus Notes/Domino. Система CompanyMedia относится к классу систем управления корпоративным контентом(ECM). В настоящее время, в её состав входят 22 модуля, выполняющие различные задачи, от автоматизации классических задач общего и частного документооборота до поддержки групповой работы и автоматизации бизнес-процессов.

Недостатки:

      Рабочие места системы поддерживают только ОС Windows, Linux, AIX — нет поддержки Mac OS X

      Web интерфейс реализован только для IE

      Система не является коробочным решением. Требуется процесс внедрения с участием производителя или его партнёров

      Система не ориентирована на малый бизнес. Внедрение на число рабочих мест менее 50 может быть неэффективным

      Во многом излишне консервативный пользовательский интерфейс модулей.

«ЕВФРАТ» — система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов, разработанная российской компанией Cognitive Technologies. Система предназначена для автоматизации процессов делопроизводства, создания электронных архивов документов, организации корпоративного документооборота (workflow), автоматизации типовых бизнес-процессов. В комплект поставки базовой версии системы входит все необходимое для начала работы: СУБД, инструментарий для создания маршрутов, отчетов и журналов, а также преднастроенные элементы (РКК, журналы, отчеты).

Для того чтобы выбрать оптимальный программный продукт, необходимо учитывать функциональные и системно-технические критерии. Рекомендуемые системы: «DocsVision» и «DIRECTUM» полностью автоматизируют операции работы с документами (как в традиционном бумажном виде, так и в электронном) с момента создания до момента уничтожения, включая контроль исполнения, обеспечение хранения документов, систему защиты данных, обладают большими возможностями, надежностью и средствами защиты. Но т.к. покупка системы не представляется возможным, принято решение о разработке информационной системы собственными силами.

2. Обследование предприятия

2.1 Общие сведения о предприятии

Прежде чем проектировать информационную систему по автоматизации документооборота, необходимо было получить наиболее полное представление о предприятии ЗАО «Соломенский лесозавод». Для этого проводилось предпроектное обследование, в котором использовались следующие методы:

      наблюдение – непосредственное присутствие на рабочих местах руководителей, исполнителей, работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях;

      опрос – позволил уточнить данные и подтвердить результаты наблюдения, узнать мнение работников о существующей системе документооборота;

      было проведено интервью с начальником отдела информационных систем, в котором выяснились недостатки существующей системы документооборота;

Метод изучения документов позволил получить общее представление о структуре, бизнес-процессах и стратегиях предприятия.

Предприятие ЗАО «Соломенский лесозавод» относится к массовому типу производств. Основной деятельностью предприятия является глубокая переработка древесины. Основной вид продукции – специализированные фрезерованные детали, поставляемые на внешний рынок автомобильным, железнодорожным или водным транспортом. Побочный вид продукции – технологическая щепа, которую отгружают железнодорожным транспортом. Готовая продукция хранится на механизированном складе с расчетной вместимостью 16 000 м3 пиломатериалов, который оборудован уникальным устройством для механизированной погрузки пакетов в морские контейнеры, что позволяет доставить пакеты с продукцией до потребителя без механических повреждений. Готовая продукция реализуется на экспорт и на внутренний рынок.

Целями организации является:

      увеличение объемов производства фрезерованных деталей за счет привлечения инвестиций и частичной реорганизации структуры производства;

      увеличение сбыта готовой продукции за счет освоения новых территорий (освоение рынка Новгородской области);

      привлечение новых клиентов за рубежом (Япония, Финляндия, Египет, ОАЭ).

2.2 Структура организации

Соломенский Лесозавод состоит из следующих основных подразделений. (см. рис. 1):

              - Производственный комплекс.

              - Инженерное подразделение.

              -Подразделение лесообеспечения и управления лесозаготовительными активами.

              - Финансово-экономическое подразделение.

              - Правовое подразделение.

              - Бухгалтерия.

              - Подразделение экономической безопасности.

2.3 Структура управления

Управляющим звеном является генеральный директор, который назначается советом акционеров ЗАО «Соломенский Лесозавод». В подчинении него находится исполнительный директор предприятия. В подчинении у исполнительного директора находятся все начальники подразделений (см. Рис 2):

- Главный инженер. В его подчинении начальники отделов информационных технологий, капитального строительства, материально-технического снабжения, а так же начальники следующих цехов: ремонтно-стороительного участка, энергоцех, транспортный, ремонтно-механического цехов, у каждого из начальников цехов и отделов работники соответствующих отделов (см. Рис 3).

- Начальник производственного отдела. Имеет в подчинении начальника производственно-технического отдела, а так же начальников всей линии переработки древесины у начальников отделов, в подчинении специалисты соответствующих отделов (см. Рисунок – 4).

Рисунок – 4. Начальник производственно-технологического отдела

- Заместитель генерального директора по экономике и финансам. В подчинении начальник финансово-экономического отдела, начальник отдела кадров и коммерческого отдела, у начальников отделов, в подчинении специалисты соответствующих отделов (см. Рисунок – 5).

Рисунок – 5. Зам. генерального директора по экономике и финансам

- Заместитель генерального директора по лесообеспечению и управлению лесозаготовительными активами. В подчинении начальник отдела лесообеспечения.

- Заместитель генерального директора по экономической безопасности руководит начальником отдела режима и начальником секретариата у начальников отделов, в подчинении специалисты соответствующих отделов (см. Рисунок – 6).

Рисунок – 6. Зам. генерального директора по экономической безопасности

- Главный бухгалтер. Занимается финансовыми вопросами на предприятии.

              В распоряжении исполнительный директор помимо заместителей генерального директора имеет двоих помощников Генерального директора:

              - Помощник генерального директора по правовым вопросам;

              - Помощник генерального директора по лесу.

2.4 Исследование бизнес-процессов

Основной бизнес-процесс Соломенского Лесозавода – производство пиломатериалов (см. рРис 7).

На входе данного бизнес-процесса: сырьё и заказы на производство пиломатериалов, контролирующие документы – нормативные документы, устав Соломенского лесозавода, и стандарты на производство пиломатериалов. Производство поддерживается персоналом и техникой. На выходе – готовые пиломатериалы и отчеты о производстве.

Основной бизнес-процесс разбивается на следующие бизнес-процессы (см. Рис 8):

              - Организовать и планировать производство;

              - Производить продукцию;

              - Хранить продукцию;

              - Реализовать продукцию;

Вспомогательными бизнес-процессами является:

              - Вести финансово-экономическую деятельность;

              - Заниматься кадровыми делами.

2.4.1 Бизнес-процесс «Организовать  производство»

Организация производства включает в себя следующие бизнес-процессы (см. Рис 9)             

              - Снабдить материально-технически;

              - Обеспечить сырьем;

              - Обеспечить работоспособность предприятия;

              - Поддержать информационные технологии.

2.4.2 Бизнес-процесс «Производить продукцию»

Производить продукцию – основной бизнес процесс предприятия, который контролирует начальник производственно-технологического отдела. Данный бизнес-процесс разбивается на следующие бизнес-процессы (см. Рис 10):

              - Сортировать сырьё (бревна);

              - Пилить бревна;

              - Рубить горбыль;

              - Сортировать доски;

              - Формировать сушильные пакеты.

2.4.3 Бизнес-процесс «Хранить продукцию»

Данную функцию выполняет работник склада готовой продукции, исходя из приходных накладных, размещает на складе произведенную продукцию и составляет отчеты о хранимой продукции на складе. Так же при реализации продукции выпускает необходимую продукцию со склада.

2.4.4 Бизнес-процесс «Реализовать продукцию»

Данную функцию выполняют работники коммерческого отдела под руководством начальника данного отдела. В зависимости от заказа, продукция поставляется со склада готовой продукции, если она ранее была произведена по плану производства, либо же производиться производство необходимой продукции, так же производится реализация опилок.

2.4.5 Бизнес-процесс «Вести финансово-экономическую деятельность»

Данную функцию выполняют работники юридического отдела, работники финансово-экономического отдела, бухгалтерии и отдела кадров, ведут финансово-экономическую деятельность предприятия. Данный бизнес-процесс состоит (см. рис. 11):             

- Планировать производство;

              - Обеспечить экономическую безопасность;

              - Вести бухгалтерский учет;

              - Вести финансово-экономический учет;

              - Заниматься кадровыми делами.

2.4.6 Бизнес-процесс «Заниматься кадровыми делами»

Данную функцию выполняет специалист отдела кадров, производит контроль и управление кадрами, и формирует отчеты о кадровом состоянии предприятия.

2.5 Результат обследования

В результате обследования предприятия, можно утверждать, что ЗАО «Соломенский лесозавод» большая слаженная организационная структура, использующая новейшие технологии производства и предлагающая разнообразный, современный ассортимент продукции.