1С Бухгалтерия по учету дебиторской и кредиторской задолженности

ВВЕДЕНИЕ 

Современный этап экономического развития страны характеризуется значительным замедлением платежного оборота, вызывающим рост дебиторской задолженности  на предприятиях, поэтому важной задачей любого хозяйствующего субъекта является эффективное управление дебиторской задолженностью, направленное на оптимизацию общего ее размера и обеспечение своевременной инкассации долга.    

Для того чтобы правильно  выстроить взаимоотношения с клиентами, необходимо постоянно контролировать текущее состояние взаиморасчетов и отслеживать тенденции их изменения в средне- и долгосрочной перспективе. При этом контроль должен быть дифференцирован по отношению к различным группам клиентов, каналам сбыта, регионам и формам договорных отношений. Одной из формой дифференцированного контроля расчетов с дебиторами и кредиторами является их автоматизация.

АРМБ расчетов с торами и кредиторами  позволяет своевременно выявлять просроченную задолженность, причины ее возникновения в разрезе дебиторов и кредиторов.

В данной работе мы рассмотрим на примере объекта исследования, применяющего в своей работе программу 1С Бухгалтерия по учету дебиторской  и кредиторской задолженности.

Цель курсовой работы - изучить, каким образом осуществляется автоматизация рабочих мест по учёту дебиторской и кредиторской задолженности  в конкретной организации.

Объектом исследования является ООО «Север», торговая фирма г. Сыктывкар.

В связи с  данной целью были поставлены следующие задачи:

1. Охарактеризовать построение бухгалтерской информационной системы на предприятии, определить к какому типу она принадлежит и из каких модулей состоит.
2. Выяснить, какое место занимает учёт расчетов с дебиторами и кредиторами в общей информационной системе предприятия. В частности, охарактеризовать функциональную, обеспечивающую и организационную подсистемы.
3. Рассмотреть состояние первичного учёта, а также организацию аналитического и синтетического учёта. Определить основные первичные документы, используемые для учёта дебиторов и кредиторов, а также счета, на которых ведётся синтетический и аналитический учёт.
4. Охарактеризовать программный комплекс, который используется на предприятии для учёта дебиторов и кредиторов, рассмотреть его преимущества и недостатки.
5. Выяснить, каким образом осуществляется подготовка программы к работе. В частности, описать все используемые в программе справочники и определить, как происходит ввод начальных остатков.
6. Рассмотреть технологию ведения первичного учёта, изучить основные регистры аналитического и синтетического учёта, формируемые программой.
7. Проанализировать экономический эффект, который был получен предприятием в результате автоматизации бухгалтерского учёта.

1.  АНАЛИЗ БУХГАЛТЕРСКОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦ3ИИ (БИС)

1. Общая характеристика возможностей на предприятии используемой на предприятии компьютерной бухгалтерской программы 

ООО «Север» является торгово-закупочным предприятием, имеющим  линейную структуру управления. В  бухгалтерии предприятия работает 3 бухгалтера, в т.ч. главный, работа выполняется в соответствии с   должностными инструкциями. Все основные положения организации учета отражены в учетной политике предприятия.

 В организационно-техническом разделе учетной политики раскрывается организация учетной работы, применяемые формы документов, план счетов, график и правила документооборота, график составления бухгалтерской отчетности и т.д.

На основе утвержденного  МФ РФ Плана счетов бухгалтерского учета ООО «Север» разработан собственный рабочий план для ведения аналитического и синтетического учета .

Документооборот на предприятии  регламентируется графиком, составленным в виде перечня работ, выполняемым  каждым структурным подразделением и всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ (см. Приложение 1). Подобную структуру имеет и график составления бухгалтерской отчетности, где для каждой формы и декларации, представляемым в составе промежуточной или годовой отчетности, определен срок представления и ответственный за составление формы.

     Возросшие требования к бухгалтерскому  учету, трудоемкость и сложность  учетных работ привели к необходимости  их комплексной автоматизации  на базе современных информационных  технологий. В основу современных  информационных технологий автоматизации бухгалтерского учета положена интегрированная система обработки данных, которая осуществляет централизованный сбор и распределение данных между различными подсистемами учета, такими, как «Учет расчетов с покупателями», «Учет расчетов с поставщиками», «Учет расчетов с прочими дебиторами и кредиторами».

Комплексы бухгалтерских  задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи. Взаимная увязка комплексов учетных задач заложена в самой методологии бухгалтерского учета, системе ведения счетов и выполнения проводок, где каждая хозяйственная операция отражается дважды: в кредите одного счета и дебете другого. Информационные связи комплекса учетных задач позволяют выделить три фазы обработки, заложенные в основу машинных программ. На первой фазе производятся первичный учет, составление первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета (например, по учету заработной платы, составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.).

Второй фазой  обработки является составление  проводок и их размещение в различные  регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера по номерам счетов.

В Обществе автоматически составляются журнал-ордер №6,8,10. В остальные регистры записи заносятся вручную с различных ведомостей, составленных автоматически.

Ознакомившись с формой бухгалтерского учета можно  сказать, что предприятие завершает переход к комплексной автоматизации учетного процесса, и на данный момент уровень автоматизации учетного процесса составляет 80-85%, ручной остается в основном работа по сбору и регистрации первичной информации.

Для автоматизации управления дебиторами и кредиторами произведена  на базе  программы "1С:Аспект 7.7".

Программа предназначена для предприятий оптовой и мелкооптовой торговли, может использоваться на малых предприятиях, применяющих упрощенную схему налогообложения. Позволяет вести многовалютный учет операций фирмы с любым количеством складов и юридических лиц в единой базе данных.

Программа готова к использованию  после минимального периода освоения и не требует установки дополнительных компонент системы программ "1С:Предприятия 7.7". Путеводитель, встроенный в программу, поможет быстро начать работу с программой. Программа позволяет проводить практически любые торговые операции, используя общепринятые торговые документы. Имеет широкие возможности настройки, в частности редактируемые шаблоны документов и отчетов, настраиваемые схемы генерации бухгалтерских проводок. Для каждого документа и отчета может быть установлено любое количество печатных форм. Возможно также подсоединение внешних отчетов.

Программа может быть использована для работы с компонентой "Оперативный учет" системы  программ "1С:Предприятие 7.7", что позволяет изменять ее конфигурацию. При использовании совместно с сетевой версией "1С:Предприятия 7.7" обеспечивается одновременная работа многих пользователей с единой базой данных.

Основные функциональные возможности:

1. Складской учет

Программа позволяет  оформлять различные складские  операции: прием, отгрузку, перемещение  между складами, инвентаризацию и  списание товаров. При этом оформляются  все необходимые складские документы: накладные, акты списания и возврата, инвентаризационные ведомости. 
По результатам складских операций можно получить различные отчеты по наличию и движению товаров, а также оборотные ведомости и товарный отчет. 
 
Многоуровневые классификаторы товарной номенклатуры и контрагентов

Поддержка дополнительных аналитических классификаторов для всех справочников. 
2. Гибкий механизм ценообразования

Неограниченное количество прайс-листов.

В прайс-листе цены могут  быть заданы для каждой упаковки товара и в любой валюте.

Каждому контрагенту  можно назначить индивидуальные цены по умолчанию. Можно хранить прайс-листы поставщиков и использовать их при оформлении приходных товарных документов.

Можно добавлять и  изменять цены путем импорта данных из MS Excel или непосредственно из документов, сопровождающих поступление товара.

3. Автоматизация торговли

Ведение продаж и закупок  товаров, приема и передачи на реализацию, бартерных операций от имени торговой фирмы, возможно имеющей несколько  юридических лиц с оформлением  всех необходимых документов.

Взаимосвязь документов, обеспечивающая контроль состояния оплаты и отгрузки по каждой операции.

Учет оплаты и отгрузки в любой валюте. Автоматический пересчет по задаваемым курсам.

Автоматическое формирование заказов с учетом наличия товара, его неприкосновенного запаса на складе и оформленных заявок от покупателей.

Объединение документов в проекты (папки), по каждому из которых  ведется отдельный товарный и  суммовой учет. Возможность автоматического  заполнения состава нового документа  на основании других документов проекта. Например, в накладную на отпуск включаются только товары, оплаченные в рамках данного проекта

Наличие аналитических  признаков в документах позволяет  разделять торговые операции на несколько  параллельных потоков. 
 
Партионный учет товаров (методы списания FIFO и LIFO). Возможность учета партий в разрезе проектов и аналитики.

Разнообразные сводные  отчеты: торговый баланс, расчеты с  поставщиками и реализаторами, кассовая книга и банковская выписка, книги  покупок и продаж, отчет по налогу с продаж, реестр всех документов. Отчеты могут быть выведены с различной степенью детализации, в любой валюте. Предусмотрены разнообразные фильтры сравнения, например, можно получить отчет о всех неоплаченных к сроку счетах, по которым уже произошла отгрузка товара. Количественные характеристики товаров во всех отчетах можно получить как в базовых единицах измерения, так и в "упаковках учета" (задаваемых для каждого товара).

4. Быстрое оформление  документов

Заполнение документа  можно производить с помощью  штрих-сканера. При подборе товаров в документ цена товара устанавливается из выбранного прайс-листа.

Групповое изменение  ценовых и количественных характеристик  товаров в составе документа (переоценка).

Практически мгновенное (по нажатия одной кнопки) оформление операции продажи с выпиской, проведением и печатью необходимого набора документов (состав набора задается в настройках). 
Пакетный ввод документов любого типа для группы контрагентов (например, для распределения поступившего товара по магазинам). 
Копирование товарного состава из других документов (например, можно в составе накладной на отпуск объединить составы нескольких накладных на поступление). Одновременное редактирование и обработка группы документов (например, отменить проведение или отнести к одному проекту). 
 
5. Автоматическое распределение сумм платежей по отгруженным и полученным товарам

Учет контрагента, проекта  и аналитики документов при автоматическом распределении суммы платежа.

В документе оплаты можно  указать оплачиваемые товары и распределить по ним сумму платежа.

Возможность автоматического заполнения платежного документа суммами по неоплаченным (с учетом контрагента, проекта и аналитики) товарам. 
Системные требования

• компьютер с объемом оперативной памяти 64 Мб,
• дисплей с разрешением 800х600,
• свободное место на диске 50 Мб,
• операционная система Windows-95/98/NT/2000/XP*
• локальная сеть,
• MS SQL Server.

2. Характеристика и технология ведения учета справочников условно-постоянной информации по учету расчетов с дебиторами и кредиторами

Для организации аналитического учета дебиторов и кредиторов на ООО «Север» используется субконто вида "Покупатели", «поставщики». Данному виду субконто соответствует одноименный справочник. В этом можно убедиться, обратившись к описанию типовой конфигурации в документации или непосредственно к режиму конфигурирования, раскрыв необходимые ветви дерева объектов метаданных.

Прежде чем приступать к вводу информации в справочник, следует обратить внимание на некоторые  наиболее важные аспекты его организации. Рассмотрим, какие параметры установлены для справочника "Покупатели" в типовой конфигурации. (для справочника «поставщики» устанавливаются те же параметры).

Обратимся к режиму конфигурирования, чтобы выяснить, какие параметры  установлены для данного справочника. В окне описания параметров справочника можно выяснить следующие наиболее важные его свойства:

• справочник является двухуровневым, так как для параметра "Количество уровней" установлено значение, равное двум;

• данный справочник не подчинен другим справочникам, о чем  свидетельствует соответствующая установка параметра "Подчинен";

• в справочнике осуществляется сплошное кодирование элементов  независимо от разбиения их на группы, поскольку переключатель "Серии  кодов" установлен в положение "Во всем справочнике";

• тип кода - числовой;

• для ввода и редактирования элементов предусмотрена специальная  форма диалога (для параметра "Редактировать" установлено значение "В диалоге").

Прежде чем вводить  информацию в справочник, желательно убедиться в том, что сделаны  именно такие установки. Если есть расхождения, требуется их устранить.

Обратимся к реквизитному составу справочника. Помимо обязательных элементов "Код (ИНН)" и "Наименование" справочник включает ряд дополнительных реквизитов:

• Вид задолженности (дебиторы, кредиторы);

• Покупатель;

• Дата возникновения задолженности;

• Корр. счет;

• Подразделение и  др.

В форме элемента справочника  эти реквизиты размещены на трех закладках: "Общие сведения", "Бухгалтерский  учет", "Налоговый учет".

В описании свойств реквизитов справочника следует обратить внимание на одну важную особенность - реквизиты, входящие в состав справочника, являются периодическими.

Периодические реквизиты, как и любые другие, могут изменять свои значения в течение времени. Однако в отличие от обычных реквизитов, каждое изменение значения периодического реквизита фиксируется на определенную дату, то есть, программа в хронологическом порядке хранит историю изменения значения реквизита.

Для того чтобы, находясь в режиме конфигурирования, выяснить, является ли реквизит периодическим, надо поочередно выбирать реквизиты справочника из списка "Реквизиты" и одновременно с этим в окне свойств просматривать закладку "Дополнительные". В этой закладке имеется флажок "Периодический". Если он установлен, то выбранный реквизит является периодическим. Кроме того, пользователь сам имеет возможность объявить реквизит периодическим. Для этого достаточно установить флажок "Периодический".

Просмотр и редактирование свойств реквизитов лучше всего  осуществлять следующим образом:

• двойным щелчком мыши по наименованию реквизита раскрыть окно описания свойств реквизита;

• закрепить на экране окно свойств при помощи "шпильки", расположенной в верхнем правом углу окна;

• в окне свойств выбрать  закладку "Дополнительные";

• поочередно мышью выделять различные наименования реквизитов, просматривая их параметры в окне свойств.

О наличии в справочнике  периодических реквизитов можно  узнать непосредственно в режиме ведения бухгалтерского учета. В  панели инструментов формы списка справочника  имеется кнопка "История". Если кнопка активна, это означает, что справочник содержит периодические реквизиты. При ее нажатии раскроется окно со списком всех периодических реквизитов, входящих в состав справочника. Обращение к любому из них выдаст на экран историю изменения значений реквизита по датам. В этом списке можно отредактировать, как сами значения, так и даты, к которым они относятся.

Каковы последствия  подобной настройки? Для периодических  реквизитов сохраняется история  изменения значений по датам. Если в  процессе работы со справочником изменяется значение периодического реквизита, то его прежнее значение сохраняется в памяти системы, а новое значение фиксируется на текущую дату. В связи с этим очень важно перед вводом в справочник значений периодических реквизитов убедиться, что правильно установлена рабочая дата (меню "Сервис - Параметры (Общие))". Именно она фиксируется как момент ввода реквизита или его изменения.

Для периодического реквизита  имеется возможность установить, какое значение он имел в различные  периоды времени, что позволяет корректно осуществлять расчеты "задним числом".

Ввод информации в справочник

Справочник "Покупатели" является аналогом картотеки покупателей. Программа предусматривает два варианта ввода информации в справочник:

• справочная информация подготавливается предварительно, а затем осуществляется ввод операций и документов;

• справочная информация вводится непосредственно во время  ввода бухгалтерских операций и  документов.

Рассмотрим первый вариант, когда ввод справочной информации об объекте предваряет ввод операций. Выполним ввод сведений об инвентарном объекте основных средств.

Задача 1

Необходимо  ввести в справочник "Покупатели" сведения о следующем покупателе.

Наименование покупателя: "ООО «Матрица»,

Порядковый  номер: присваивается в бухгалтерии,

Дата возникновения  задолженности: 03.03.03,

Проданные товары учитываются : Дебет 62 Кредит 90.

Сумма задолженности: 25 000.00 руб.

Группа: Малые предприятия.

Продано : товары (продукты питания)

Поскольку справочник является двухуровневым, имеется возможность обеспечения дополнительной группировки дебиторов. В качестве групп дебиторов можно определить типовые классификационные группы, установленные органами Госстатистики: по срокам задолженности, по договорам, датам возникновения и пр.

Однако, что для определения принадлежности дебиторов к группам в справочнике предусмотрен реквизит "Вид (группа)", который позволяет организовать учет наличия и движения дебиторской задолженности по группам. В этих условиях определяющим фактором при группировке элементов справочника должно явиться удобство доступа к справочной информации.

При вводе нового элемента на экране развернется форма диалога элемента справочника - информации о покупателе. Необходимо заполнить входящие в ее состав реквизиты.

Номер дебитора автоматически получит значение, равное единице.

В бухгалтерии ООО «Севере» существует определенная система формирования групп покупателей.

Первый разряд кода - код группы покупателей, который принимает следующие значения:

1 – срок  задолженности ;

4 – группа дебиторов;

Последующие три разряда - порядковый номер объекта в группе.

Таким образом, новый покупатель получает номер - 4001, который надо ввести вручную в соответствующее поле формы диалога.

В графу "Наименование" вводится полное наименование товара.

В графу "Вид (группа) дебиторов" вводится одно из возможных значений принадлежности дебиторов к типовой группе - путем выбора одного из значений перечисления. Заполним это поле, выбрав группу, к которой принадлежит данный покупатель, - "малые предприятия".

В графе "Назначение использования" устанавливается, используется

Форма элемента справочника  включает еще две закладки.

Закладка "Бухгалтерский учет" заполняется для покупателей, стоимость которых погашается после оплаты товаров. Настройка реквизитов на этой закладке определяет порядок определения выручки для целей бухгалтерского учета. Внешний вид закладки зависит от положения флажка на закладке "Общие сведения".

Закладка "Налоговый учет" Настройка реквизитов на этой закладке определяет порядок начисления амортизации для целей налогового учета. Внешний вид закладки зависит от положения флажка  на закладке "Общие сведения"

3. Организация первичного учета

Основными первичными документами по расче с дебиторами и кредиторами являются счета-фактуры, поступающие от поставщиков и выписываемые покупателям.

Рассмотрим алгоритм их  заполнения

Учет счетов-фактур выписанных по поступившему авансу от покупателя

Факт поступления аванса от покупателя необходимо отразить документом выписка или приходный кассовый ордер (приложение  2).

Корреспондирующий счет обязательно должен быть 62.2, только при выполнении данного условия  можно на основании выписки или  приходного кассового ордера выписать счет-фактуру на аванс (приложение 3). Документ при проведении сформирует проводку:

Дебет 76.АВ Кредит 68.2.

Сформированный документ попадает в отчет "Книга продаж".

В книге продаж в графе "Сумма без НДС" указывается налоговая база.

В ст. 53 НК РФ определено, что налоговая база представляет собой стоимостную, физическую или  иную характеристики объекта налогообложения, т.е. сумма налога в нее не входит.

В ст. 162 НК РФ указывается, что налоговая база увеличивается  на суммы авансовых и иных платежей, полученных в счет предстоящих поставок товаров, работ, услуг, поэтому сумма  аванса вноситься в графу "Сумма без НДС".

Ст. 164 НК РФ определяется, что налоговой базой для расчета  НДС с авансовых платежей используется вся сумма аванса.

Таким образом, сумма, указанная  в графе "Всего продаж" равна  сумме указанной в графе "Сумма  без НДС".

Сторно  НДС с аванса

После проведения отгрузки товаров, работ, услуг необходимо сторнировать счет-фактуру с аванса.

Сторнированная сумма  и счет-фактура должна попасть  в книгу покупок. Для отображения  данной операции необходимо ввести документ запись в книгу покупок, документ вводится на основании авансового счета-фактуры.

Учет  счетов-фактур выданных в "Комплексной  конфигурации"

Для выписки счетов - фактур необходимо в документе реализации (документ должен быть проведен) нажать на кнопку "счет-фактура". В данном случае счет-фактура сформирует проводку Дебет 90.3 Кредит 76.Н.1 (не зависимо от метода определения выручки).

В конце месяца необходимо будет ввести регламентный документ "Формирование книги продаж" и  в зависимости от выбранного метода определения выручки суммы НДС перенесена на кредит счета 68.2 (метод определения выручки по отгрузке или произведена оплата выписанного счета-фактуры, т.к.метод установлен по оплате).

Документ вводится один раз в течение месяца.

Так же документом "Формирование книги продаж" можно выписать счета-фактуры на аванс, как на дату поступления аванса, так и на конец месяца, в котором поступил аванс.

Учет  входящих счетов-фактур в конфигурации "1С:Бухгалтерия"

При оприходовании услуг, товаров от поставщика необходимо зарегистрировать счет-фактуру, для этого в документе поступления в соответствующем поле "Дата и номер счета-фактуры" укажите дату и номер. В дальнейшей регистрации счета-фактуры нет необходимости. (приложение 4)

Зарегистрированный таким  образом счет-фактура попадет  в реестр полученных счетов-фактур.

Если счет-фактура  не предъявлен, установите переключатель  на "Счет-фактура поставщиком  не предъявлен", тогда будет сформирована проводка в дебет счета 19 без указания счета-фактуры.