Автоматизированная система управления персоналом «Отдел кадров"

Министерство образования  и науки Российской Федерации

АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. И.И. ПОЛЗУНОВА

Кафедра «»

УДК 681.3.06: ББК 65.9(2)240-21

Допустить к защите в ГАК

Зав. кафедрой д.т.н., проф.

________

«____» июня 2013г.

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ «ОТДЕЛ КАДРОВ»

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

К ДИПЛОМНОМУ ПРОЕКТУ

ДП 351400.111.26.000П3

Дипломник группы АСУ-01

Руководитель проекта  профессор, к.э.н.

Нормоконтролер доцент, к.т.н.

БАРНАУЛ 2013

Введение

Актуальность. Современная рыночная экономика требует получения конкурентных преимуществ во всех отраслях деятельности – применение информационных технологий не просто повышает эффективность, а вносит уже необходимый минимум практически в любой деятельности на предприятии. Увеличившееся количество информационных потоков, как внутри, так и снаружи предприятия это сложившаяся действительность экономики XXI века. Отдел кадров на предприятии не является исключением и внедрение в него удобной и качественной в работе программы также стало теперь необходимостью.

Пережитки советского управления еще до сих пор встречаются  в современных организациях. Многие документы оформляются задним числом, без соответствующих допусков и  многое другое. Самое главное, что  от этого проигрывают сами организации  и государство, а недобросовестные сотрудники получают возможности для  махинаций и выхода «сухими из воды». Например, могут устроить на работу формального человека и получать его зарплату, увольняют задним числом избегая законной ответственности и принимают на работу делая все мыслимые и не мыслимые надбавки своим протэжэ. Все это стало краеугольным камнем в отечественных организациях и следственно требует решения. Автоматизированная система «Отдел кадров» позволит не просто систематизировать кадровое управление, она позволит осуществлять кадровый мониторинг и контроль, в котором трудно будет найти лазейки для нарушений.

С экономической  точки зрения информация, представленная в системе, получаемая и накапливаемая  в процессе деятельности станет в  управлении как фактор увеличения объемов  производства и повышения его  эффективности. При этом информация как средство управления выступает  своеобразным коррелятором организованности системы и служит основой процесса принятия управленческих решения, а также оптимизации последних с учетом принимаемых критериев эффективности.

Целью исследования является разработка средствами приложения MS Access автоматизированной системы «Отдел кадров» для предприятия «Сибэенгомаш», предоставляющей услуги по строительству и ремонту.

Для реализации поставленной цели надо решить следующие задачи:

• провести анализ работы отдела кадров и систематизировать предъявляемые требования для Автоматизированной системы «Отдел кадров»;
• провести анализ на возможность реализации системы в среде MS Access в соответствии с выявленными требованиями;
• разработать Автоматизированную систему «Отдел кадров» в среде MS Access;
• провести экономическое обоснования внедрения системы «Отдел кадров».

Предметом исследования выступает управление кадрами на предприятии OАO «Сибэнергомаш».

Объектом  исследования выступает информационная среда MS Access, где будет реализована система.

Автоматизированная  система «Отдел кадров» позволяет:

• вести учет кадров для произвольного количества организаций с возможностью импорта сведений из базы данных другой организации;
• хранить сведения из личных карточек работников и выводить их на печать;
• оформлять трудовые договоры с работниками.

На основе материала, рассмотренного при написании  работы мы сделали вывод, что в  информационном обществе доминирует производство информационного продукта, а материальный продукт становится более информационно емким. Изменятся весь уклад жизни, система ценностей: возрастает значимость информации, как предмета труда, возрастает спрос на знания, от человека требуется способность к интеллектуальному труду и творчеству. Интерес вызывают следующие факты:

• В процессе производства информации не создается вещественных продуктов (информация может фиксироваться на вещественном носителе, но все равно остается не вещественным продуктом.
• Информацией как продуктом можно пользоваться бесконечное число раз.
• У информации есть потребительские свойства, которые меняются во времени (своевременность, полнота, достоверность и др.)
• При однократном использование информации вся её стоимость переносится на продукт, созданный с её помощью.
• В процессе потребления информация не уничтожается и чем чаще она используется, тем меньшая стоимость включена в себестоимость готового продукта.
• Производится информация однородно по всем сферам управления. [22]

В результате появились противоречия между ограниченными  возможностями человека по восприятию и переработке информации и существующими  массивами хранящейся и передаваемой информации. Возникло большое число  избыточной информации, в которой  иногда трудно сориентироваться и выбрать  нужные сведения. Для решения подобных проблем применяются автоматизированные системы. Они стали неотъемлемой частью практически во всех отраслях и отдельных предприятиях.

Основным  структурным подразделением по управлению кадрами в организации является отдел кадров, на который возложены  функции по приему и увольнению кадров, а также по организации обучения, повышение квалификации и переподготовки кадров. Необходимо не просто заполнить  штатное расписание, а подобрать  его так, чтобы принятый человек  работал наиболее эффективно. Конечно, немаловажным фактором является компетентность кадровой службы. Именно от нее зависит, насколько объективно будет оценен тот или иной претендент, что в последствии может сказаться на деятельности организации и, в конечном итоге, на их же заработной плате.

Персонал  любой организации представлен  его кадрами. Состав и структура  кадров постоянно меняется в соответствии и с изменением техники, технологии, организации производства и управления. Состав кадров характеризуется следующими показателями: образовательный уровень, специальность, профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных  категорий работников. А следовательно, кроме упорядочения работы кадрового отдела предприятие получает с подобной системой и более быстрый и качественный многофакторный анализ наиболее удобных принципов его функционирования. [1]

Методологической  основой исследования является разработки концептуальных моделей вышеперечисленными авторами, а основой для реализации автоматизированной системы стали  разработки различных фирм на современном  рынке автоматизированных систем для  кадровых служб.

Практическая  значимость результатов данной работы заключается в разработанном  на базе MS Access приложения, которое соответствует основным критериям предъявляемым кадровыми службами для автоматизированных систем.

Теоретическая значимость выражена в проработанном  теоретическом материале, представленным в данной работе.

Структура выпускного квалификационного проекта включает введение, две главы, заключение, список литературы и приложения.

1. Теоретический аспект

1. Отдел кадров

1. Функции и задачи структуры отдел кадров

Отдел кадров является самостоятельным структурным  подразделением, подчиненным непосредственно  начальнику службы управления персоналом. В своей работе отдел кадров руководствуется трудовым законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями по предприятию.

Отдел кадров возглавляет начальник отдела, которого назначает и увольняет непосредственно  директор предприятия. На отдел кадров не допускается возложение обязанностей, не предусмотренных настоящим стандартом. [23]

Основные  документы, представленные в отделе кадров OАO «Сибэнергомаш». – бланки удостоверений, свидетельства, сертификаты, заявления, договора, справки и т.д.

Задачами  отдела кадров выступают:

1. Осуществление подбора, отбора и расстановки кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильное использования работников в подразделениях предприятия.
2. Организация своевременного оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, приказами руководителей, учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
3. Организация медицинского осмотра и ознакомление вновь поступающих работников с правилами внутреннего трудового распорядка, осуществляет необходимый инструктаж через существующие подразделения предприятия.
4. Выдача работникам характеристики в ВУЗы, техникумы, военкоматы, суды, органы МВД и т.д.
5. Подбор руководящих, инженерно-технических работников и служащих на должности номенклатуры Генерального директора и оформление на них необходимых документов.
6. Изучение деловых качеств ИТР, служащих и на основе чего вносит предложения руководству предприятия о выдвижении, создание резерва для выдвижения на руководящую работу. Осуществление по указанию Генерального директора и начальника службы правления персоналом замещение вакантных должностей руководителей, перемещение ИТР, служащих и рабочих.
7. Заключение договоров на потребное количество специалистов, окончивших ВУЗы, техникумы, училища профтехобразования.
8. Учет специалистов с высшим и среднетехническим, среднеспециальным образованием, научных работников.
9. Оформление необходимых материалов для привлечения к ответственности нарушителей трудовой дисциплины.
10. Организация табельного учета и обязательное медицинское страхование на предприятии.
11. Учет военнообязанных, призывников, осуществление бронирования работников предприятия.
12. Обеспечение подготовки документов по пенсионному страхованию и ведению персонифицированного учета в системе Государственного пенсионного страхования. [1]

1.1.2 В задачи группы приема входят следующие обязанности:

• Осуществляет прием на работу рабочих, ИТР и служащих, согласно действующему трудовому законодательству, приказам и инструкциям.
• Сообщает сведения в службу занятости и средства массовой информации о наборе работников. Сообщает сведения по установленной законодательством РФ форме в службу занятости о предстоящем сокращении и персональном составе замещаемых работников. Занимается трудоустройством высвобождаемых работников предприятия, их переводом на другую работу.
• Оформляет договора с учебными заведениями, принимает и вместе с директором по производству определяет прибывших на практику и постоянную работу выпускников ОУ, следит за их трудоустройством.
• Направляет вновь принимаемых рабочих, ИТР и служащих на инструктаж по технике безопасности, противопожарной безопасности и др., в медсанчасть на предварительный медицинский осмотр.
• Готовит карточки для выписки постоянного пропуска на предприятии. [24]

Одну из важнейших  ролей на предприятии играет группа учета личного состава, которая  выполняет ряд следующих функций:

• Ведет учет личного состава предприятия, картотеку личных карточек, реестр кадров.
• Осуществляет хранение и выдачу трудовых книжек.
• Своевременно вносит в личные карточки и трудовые книжки работающих записи о перемещениях по работе, об изменении тарифного разряда, профессии, о присвоении Почетных званий, поощрений и наград.
• Оформляет всю документацию по увольнению работников предприятия в соответствии с Трудовым Кодексом РФ. Ведет книгу приказов на уволенных.
• Ведет учет и выписку приказов о переводе из подразделений в подразделения предприятия.
• Систематически вводит в ПЭВМ массив принятых, уволенных и другие изменения по обороту рабочей силы.
• Готовит приказы и поощрении на работников предприятия, которым исполняется 50–60 лет согласно существующему положению.
• Готовит сведения, отчеты по обороту кадров предприятия.
• Оформляет и выдает работникам предприятия необходимые справки и другие документы, связанные с работой на предприятии.
• Отвечает на запросы организаций и письма граждан.
• Оформляет личные дела на вновь поступивших. Ведет учет и архив личных дел работников предприятия.
• Своевременно делает раскладку извещений переводных и других документов по личным делам.
• Составляет списки для последующего оформления пропуска на предприятие согласно инструкции.
• Готовит материал допуска для оформления и переоформления работникам предприятия.
• Готовит и передает личные дела уволенных работников в архив предприятия.
• Выдает характеристики в учебные заведения по запросам органов МВД, прокуратуры и прочих организаций.

Инженерно-техническая  группа выполняет следующие функции:

• Ведет прием на работу инженерно-технических работников, контролирует укомплектованность и правильное использование ИТР в подразделениях.
• Готовит материал для конкурсов на замещение вакантных должностей, отбирает кандидатов и комплектует резерв на выдвижение.
• Готовит и ведет документацию по периодической аттестации ИТР предприятия. Проводит отбор специалистов с заключением договоров в ВУЗах и техникумах.
• Готовит документы для предоставления работников предприятия к правительственным наградам, званиям.
• Составляет графики очередных отпусков генеральной дирекции предприятия.
• Ведет картотеку ИТР по образованию по должностям. Ведет учет специалистов с высшим и среднеспециальным образованием, научных работников.
• Готовит и оформляет приказы на перемещение, замещение, поощрение ИТР и нарушителей трудовой дисциплины среди ИТР.
• Готовит кадровые приказы по предприятию в переплет с последующей сдачей их в архив предприятия. [2]

Реформы в  пенсионном обслуживании также накладывают  на сотрудников отдела кадров дополнительные нагрузки, что выливается в следующие  их функции:

• Оформляет документы, необходимые для назначения пенсии и перерасчета по стажу и по заработной плате работников предприятия.
• Оформляет справки списков №1 и №2 по уходу на пенсию на льготных условиях.
• Оформляет страховые свидетельства государственного пенсионного страхования (при необходимости).
• Составляет списки работников предприятия, у которых наступает возраст, необходимый для назначения пенсии по старости в текущем и 2-х последующих годах.
• Согласно составленным спискам просматривает трудовые книжки, проверяет наличие стажа, необходимого для начисления пенсии. Делает запросы, касающиеся стажа работника в другие предприятия и государственные архивы.
• Выдает направления на МСЭК (ВТЭК) получившим травму на производстве или профзаболевание. Ведет картотеку работающих инвалидов 3-ей группы и работников, получивших трудовое увечье или профзаболевание.

Также на кадровые службы возложены функции военного учета:

• Ведет учет МБЗ и призывников, бронирование работников предприятия.
• Разрабатывает положения об организации помещения на случай мобилизации.
• Регулярно проверяет картотеку на правильность предоставления отсрочки.
• Своевременно оформляет всю документацию на МБЗ призывников и военных комиссариатов.
• Проводит сверку личных карточек с военными комиссариатами.
• Своевременно исключает с воинского учета лиц, достигших предельного возраста.
• Ведет учет участников ВОВ, воинов-итернационалистов, ликвидаторов Чернобыля. Выявляет и составляет списки лиц допризывного возраста и представляет их в военные комиссариаты для приписки.

Последняя табельная группа:

• Организует табельный учет в подразделениях предприятия.
• Контролирует состояние табельного учета и трудовой дисциплины в подразделениях, соблюдение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка.
• Готовит приказы о наказании за нарушение трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка.
• Организует обязательное медицинское страхование в подразделениях предприятия.
• Организует и ведет табельный учет всех отделов предприятия. [23]

1.1.3 Анализ основной документации 

Оформление  приема. Оформление на работу производится на основании «приказа о приеме»  на работу. Поступающие на предприятие предъявляют в отдел кадров паспорт, трудовую книжку, диплом или удостоверение /справку об образовании/ и военный билет. Лица, поступающие на работу впервые и не имеющие трудовой книжки, предъявляют справку о своем последнем занятии. Инспектор отдела кадров на основании заявления заполняет на принимаемого «приказ о приеме» на работу /форма Т-1/ и две личные карточки: одну для отдела кадров, другую для цеха по форме Т-2. Инспектор отдела кадров после приема на работу и отметки о прохождении инструктажей вызывает начальника цеха. Начальник цеха в «приказе о приеме» дает заключение о возможности приема, указывает должность и ее шифр, на которую может быть принято лицо, оформляющееся на работу, на какой оклад и по какому разряду с указанием вида тарифной ставки и формы заработной платы. [24]

Лицу, не имеющему специальности, в «приказе о приеме»  на строке «профессия (должность)» указывается  участок, на котором он будет работать. Затем лицо, оформляемое на работу, учитывают в отделе технического обучения и в «приказе о приеме» по строке «разряд (оклад)» проставляется размер оплаты в период освоения выбранной специальности в соответствие с действующим законодательством. Отдел кадров на основании «Приказа о приеме» делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке работника и дает учетную карточку на постоянный пропуск.

Инспектор отдела кадров на основании «Приказа о приеме»  делает отметки в личной карточке /форма Т-2/, заполняет алфавитную карточку по форме Т-4, направляет личную карточку Т-2 в отдел и перекладывают ее из раздела оформляемых в основную картотеку, а расчетный отдел бухгалтерии открывает на работника лицевой счет.

Личная карточка работающего. Основным документом учета личного состава является личная карточка работающего – ЛКР (форма Т-2), заполняемая на каждого работника предприятия. Учет личного состав осуществляется в картотеке ЛКР и картотеке вспомогательных алфавитных карточек, необходимых для быстрейшего отыскания в картотеке ЛКР нужных карточек.

Личная карточка работающего /по форме Т-2/ заполняется на основании приказа о приеме и соответствующих документов /паспорта, трудовой книжки, диплома или удостоверения и т.п./, предъявляемых поступающим при оформлении на работу на предприятие.

Все сведения, содержащиеся в личной карточке сгруппированы в четыре основных раздела:

• раздел I – общие сведения;
• раздел II – сведения о воинском учет;
• раздел III – прием на работу и перевод на другую работу;
• раздел IV – аттестация;
• раздел V – повышение квалификации;
• раздел VI – профессиональная переподготовка;
• раздел VII – поощрения и награды;
• раздел VIII – социальные льготы
• раздел IX – дополнительные требования;
• раздел X – основание увольнения.

Верхнее поле на лицевой стороне личной карточки права предназначено для особых отметок отдела кадров. Здесь для  более быстрого отыскания нужных карт рекомендуется указать в  виде условных обозначений некоторые  сведения, не подлежащие механизированной обработке, но которые могут быть необходимы в процессе учета кадров. [23]

Раздел I – общие сведения:

Заполнение  данных по каждой строке личной карточки производится полностью, без сокращения.

Строки 1–4, 9, 11, 12 заполняются на основании паспорта работающего.

В строке 6 «Образование» пишется: «высшее», «незаконченное высшее» (указать сколько курсов закончено), «среднее специальное», «профессионально-техническое», «среднее общее», «неполное среднее». «обязательное восьмилетнее», «начальное».

Последующие графы заполняются только на специалистов с высшим, средним специальным  и профессионально-техническим образованием, а также окончивших школу мастеров. На основании диплома (удостоверения) об окончании высшего, среднего специального учебного заведения и т.д., в строке указывается полное наименование соответствующего учебного заведения, факультета, № диплома (удостоверения), отделения (дневное, вечернее, заочное) и дата окончания. По строке 10 указывается специальность по образованию, полученная по окончанию высшего или среднего специальных учебных заведений. Также указывается ученая степень, если имеется: «доктор наук», «кандидат наук» (указать каких наук), «младший научный сотрудник», «старший научный сотрудник», «доцент», «профессор».

По строке 8:

а) «Общий стаж работы» – дата начала трудовой деятельности – указывается условная дата начала трудовой деятельности, определенная путем сложения даты (год, месяц, число) фактического начала работы и времени перерывов (число лет, месяцев, дней), не включаемых в трудовой стаж.

б) «Непрерывный стаж» указывается дата (год, число, месяц) начала непрерывного стажа;

в) «Дающий  право на надбавку за выслугу лет».

По строке 7 «Основная профессия (специальность)» указывается специальность по опыту работы для инженерно-технических работников, практиков и инженерно-технических работников с высшим и средним специальным образованием, работающим не по своей специальности. По строке «Другая профессия» указывается вторая профессия, которой владеет рабочий. Если рабочий владеет более чем одной второстепенной профессией, то указывается та, по которой квалификация наивысшая. [23]

Раздел II – сведения о воинском учете:

Данные в  этот раздел вносятся на основе военного билета или приписного.

Раздел III – прием на работу и переводы на другую работу:

При оформлении приема на работу на основании приказа  о приеме в данном разделе производится соответствующая запись:

• графа 1 – дата приема (перевода) на предприятии;
• графа 2 – структурное подразделение;
• графа 3 – профессия (должность), разряд, класс (категория), квалификация;
• графа 4 – оклад (тарифная ставка), надбавка к основному окладу;
• графа 5 – основание приема (перевода) – № приказа о приеме;
• графа 6 – подпись владельца трудовой книжки.

В дальнейшем в этом разделе на основании приказа  о переводе указываются все перемещения  по работе, изменения квалификации, оклада и т.д.

Раздел IV – аттестация:

Данный раздел заполняется на основании сведений, полученных в результате проведения определенного вида мероприятий, в  данном случае – аттестации.

Разделы V–VI:

Данный раздел заполняется в результате обучения работника, на основании документа, выданного в образовательном  учреждении.

Раздел VII – поощрения и награды:

В данном разделе  указывается наименование награды  и наименование, номер и дата документа, на основе которого выдана награда.

Раздел VIII – отпуск:

В данном разделе  указывается вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и т.д.), количество дней, дата начала и окончания, а также основание отпуска.

Раздел IХ – социальные льготы:

В данном разделе  указывается наименование льготы и  основание, на основе которого она присваивается.

Раздел Х  – дополнительные сведения:

В этом разделе  осуществляются служебные пометки  ОК.

Раздел ХI – основание увольнения:

Данный раздел заполняется на основании приказа  о прекращении трудового договора при увольнении работника с предприятия. В случае увольнения работника по собственному желанию, указывается  причина увольнения, выясненная в  результате собеседования с увольняющимся  работником.

Оформление  переводов и других изменений. Перевод  работника из одного подразделения  в другое производится на основании  «приказа о переводе» (форма Т-5). Данный приказ выписывает инспектор отдела кадров на основании заявления работающего. В приказе указываются личные данные работника (фамилия, имя, отчество), на каких условиях переведен (временно или постоянно), а также данные о прежнем месте работы и новом (отдел, участок, профессия, должность, размер тарифной ставки, оклада, надбавки к окладу), основание для перевода (заявление, докладная), вид перевода форма и система оплаты труда и продолжительность рабочего дня. Соответствующие изменения вносят в личную карточку переводимого работника, а также производится запись в лицевом счете или карточке – справке в отделе бухгалтерии и личная карточка с изменениями передается из отдела, где он работал в отдел, где будет работать. [23]

Порядок учета  отпусков в фирме OАO «Сибэнергомаш». Очередные и дополнительные, а также учебные и прочие отпуска предоставляются работникам в соответствии с трудовым законодательством и коллективным договором.

На работника, уходящего в отпуск, оформляется  «Приказ о предоставлении отпуска». В нем указывается вид отпуска, количество рабочих дней по каждому  виду отпуска, общее число отпускных  дней, за какой период предоставляется  отпуск, дата ухода в отпуск и  возвращения, а затем делается соответствующая  запись в имеющейся в отделе личной карточке (форма Т-2).

Оформление  увольнений. Увольнение работников с  предприятия производится в соответствии с действующим законодательством. Инспектор отдела кадров выписывает на увольняющегося «Приказ о прекращении трудового договора» (форма Т-8), который затем визирует начальник отдела, где непосредственно проходила работе, и начальник отдела кадров. Данный приказ содержит: личные данные увольняющегося, сведения о работе (отдел, участок, профессия, должность, размер тарифной ставки), условия труда, причину увольнения и основание для увольнения. «Приказ о прекращении трудового договора» хранится в бухгалтерии как основание для контроля произведенных расчетов. [4]

Учет специалистов с высшим и средним специальным  образованием. Учет специалистов с  высшим и средним специальным  образованием необходимо вести в  соответствии с данной инструкцией  по типовой форме Т-2.

1.2 Исследование состояния процессов автоматизации Отдела кадров

1.2.1 Информационные системы кадрового учета

На сегодняшний  день на рынке представлено огромное количество приложений, ориентированных  на различные службы предприятия. Отдел  кадров – одно из тех структурных  подразделений, которые наиболее популярны  при создании таких приложений и  систем.