Автоматизированное рабочее места товароведа

Содержание

Введение………………………………………………………………………………………….4

Глава 1 Анализ объекта автоматизации ООО «Гусевский хлеб - Плюс»…………………..6

1. Общие сведения об организации ООО «Гусевский хлеб - Плюс»……………………....6
2. Сущность складского учета………………………………………………………………...9
3. Анализ технических и программных средств, используемых для автоматизации складского учета……………………………………………………………………………12
1. Характеристика технических средств………………………………………………...12
2. Характеристика программных средств………………………………………………13
4. Обоснование необходимости использования ИС в складском учете…………………..17

Глава 2 Проектные решения по создаваемой ИС……………………………………………23

1. Проектная документация на создание ИС складского учета…………………………...23
1. Техническое задание…………………………………………………………………...23
2. Технико-экономическое обоснование………………………………………………...31
2. Обзор аналогов в системе складского учета……………………………………………..36
3. Возможности «1С: Управление торговлей 8.1» в автоматизации складского учета….37

Глава 3 Внедрение ИС складского учета на предприятии ООО «Гусевский хлеб – Плюс»……………………………………………………………………………………………45

1. Структура ИС складского учета и основные функции…………………………………..45
2. Основные режимы работы систем………………………………………………………...48
1. Заполнение сведений о складах……………………………………………………….48
2. Поступление товаров…………………………………………………………………..50
3. Перемещение товаров со склада………………………………………………………52
4. Установка цен номенклатуры………………………………………………………….53
5. Возврат товаров поставщику…………………………………………………………..55
6. Отчеты, формируемые системой………………………………………………………56
7. Отчет «Реестр документов»…………………………………………………………....57
8. Отчет «Товарный счет (ТОРГ - 29)»………………………………………………….58
9. Ведомость по товарам на складах……………………………………………………..59
10. Инвентаризация на складе……………………………………………………………..60
11. Печать ценников………………………………………………………………………..62
12. Конфигурация…………………………………………………………………………..63

Глава 4 Экономическая часть…………………………………………………………………65

4.1 Экономический эффект от использования ИС складского учета……………………....65

4.2 Расчет показателей  экономической эффективности…………………………………….67

4.3 Обзор рынка складских  программ………………………………………………………..69

Заключение……………………………………………………………………………………...71

Список используемой литературы…………………………………………………………….72

Перечень ключевых слов………………………………………………………………………73

Перечень сокращений………………………………………………………………………….74

Введение

В  последние  двадцать  лет  значительно  возрос  объём   и   оборот информации  во  всех  сферах  жизнедеятельности   человека:   экономической, финансовой,  политической,  духовной.  И  процесс  накопления,  обработки  и использования знаний постоянно ускоряется.  Учёные утверждают,  что  каждые десять лет  количество  информации  увеличивается  вдвое.  В  связи  с  этим возникает необходимость использования  автоматических  средств,  позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные. В  настоящее   время   все   предприятия   испытывают   настоятельную потребность  в  расширении  аналитических  работ,  связанных  с  разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения  различных форм хозяйствования,  своевременной  выработкой  оперативных  управленческих решений. Развитие информационных технологий в настоящее время происходит очень динамично. Практически для любой области бизнеса, финансовой и хозяйственной деятельности имеется специальное программное обеспечение, автоматизирующее и упрощающее работу предприятий.

В современных условиях на больших предприятиях сотрудникам приходится иметь дело с большим количеством часто изменяющейся информации, которую просто невозможно обработать «вручную». На предприятиях, имеющих значительный оборот продукции, существует необходимость учёта и контроля большого объёма кадровой, финансовой, закупочно-сбытовой, производственной, маркетинговой и другой информации.

Актуальность темы данной дипломной работы связана с необходимостью автоматизации процесса складского учета в многофилиальном предприятии, занимающемся оптово-розничной торговлей [4].

Целью данной дипломной работы является совершенствование системы учета товаров на складе ООО “Гусевский хлеб-Плюс»”.

Для достижения поставленной цели необходимо решить перечисленные ниже задачи:

• выполнить анализ деятельности предприятия, в том числе управление складским учетом;
• разработать и обосновать проект автоматизации складского учета;
• проанализировать экономическую эффективность проекта.

В данной работе рассмотрен обзор средств автоматизации складского учета, выполнен анализ деятельности торгового предприятия. На основании полученных данных разработан проект автоматизации складского учета ООО “Гусевский хлеб-Плюс». В данном дипломном проекте значительное внимание уделяется автоматизации складского учета. Объектом исследования является ООО “ Гусевский хлеб-Плюс ”.

Предметом исследования является автоматизация процесса складского учета в ООО “ Гусевский хлеб-Плюс ”.

Структура и объем дипломной работы

Диплом состоит из введения, четырех глав, заключения, списка используемой литературы. Во введении обоснована актуальность выбранной темы, указана цель и задачи проекта, объект и предмет исследования, подчеркнута практическая значимость выбранной темы дипломной работы.

В первой главе приводится анализ деятельности предприятия ООО “Гусевский хлеб-Плюс»” и уровень его автоматизации.

Во второй главе рассматривается разработка проекта автоматизации процесса складского учета в ООО “Гусевский хлеб-Плюс»”.

В третьей главе описывается структура складского учета, также прилагаются скриншоты.

В четвертой главе дается обоснование эффективности проекта автоматизации складского учета. Заключение дипломной работы посвящено подведению итогов, изложены способы достижения цели и методы решения поставленных в дипломном проекте задач.

ГЛАВА 1 АНАЛИЗ ОБЪЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ ООО «ГУСЕВСКИЙ ХЛЕБ-ПЛЮС»

1. Общие сведения об организации ООО «Гусевский хлеб-Плюс»

ООО «Гусевский хлеб-Плюс», расположено по адресу город Гусев, ул. Багратиона 3 является нежилым помещением, встроенным в жилое здание. Оно было открыто генеральным директором Ионовой Викторией Валентиновной. Свою торговую деятельность предприниматель начинала 14 апреля 1995 года.

2 марта 2004 года в соответствии  с Федеральным законом «О государственной регистрации индивидуальных предпринимателей» на основании представленных документов в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей была внесена запись об индивидуальном предпринимателе, зарегистрированном до 1 января 2004 года Ионовой Виктории Валентиновне. Данный документ зарегистрирован Администрацией Муниципального Образования «Город Гусев» Калининградской области.

Предприниматель имеет право осуществлять торгово-закупочную и посредническую деятельность.

Магазин представляет собой специально оборудованное здание, предназначенное для продажи товаров и оказания услуг покупателям. Оно обеспечено торговыми, подсобными, административно-бытовыми помещениями, а также помещениями для приема, хранения товаров и подготовки их к продаже.

В ООО «Гусевский хлеб-Плюс» осуществляется продажа хлебобулочных, кондитерских, молочных изделий, винно-водочный продукции. В ассортименте предлагаются табачные изделия, лимонады, соки. Продажа алкогольной продукции осуществляется только при наличии лицензии, выданной в порядке, установленном законодательством РФ администрацией муниципального образования «Город Гусев».

Предприятие состоит из 8 подразделений, которые представлены на рисунке 1 -  Схема организационной структуры административно-управленческого персонала объекта.

При продаже  продукции к образцам имеющегося в продаже товара прикрепляется ценник с наименованием продукции, цены, объема, даты поступления, названия магазина, страны производителя.

Все продажи в обязательном порядке осуществляются с применением контрольно-кассовых машин в соответствии с действующим законодательством. Продавец обязан выдавать покупателю погашенный кассовый чек. Кроме того в продаже присутствуют вкусовые товары общего употребления (чипсы, орехи, рыба солёная, безалкогольные напитки, минеральные воды, газированные напитки, концентрированные напитки, соки, соль, спички, табачные изделия и т.д.). Сопутствующие товары (упаковочные пакеты, предметы личной гигиены и т.д.).

Информация о продовольственных товарах в соответствии с обязательными требованиями стандартов в зависимости от вида товаров должна содержать:

• наименование входящих в состав пищевых продуктов, ингредиентов,    включая пищевые добавки;
• сведения о пищевой ценности (калорийность продукта, содержание белков, жиров, углеводов);
• назначение, условия и область применения;
• способы и условия приготовления;
• условия хранения;
• дату изготовления и дату упаковки товара;
• сведения о государственной регистрации;

По требованию покупателя продавец обязан ознакомить его с удостоверением качества и безопасности реализуемой партии пищевых продуктов, изготовленных на территории РФ, или его заверенной копией получателя - о списании денежных средств со счета плательщика и перечислении на счет, указанный покупателем.

Оплата за поставленный товар производится только по безналичному расчету, который осуществляют посредством безналичных перечислений по счетам клиентов в банках. Применение этих расчетов позволяет снизить расходы на денежное обращение, сокращает потребность в наличных денежных средствах, обеспечивает их более надежную сохранность. Для этого бухгалтер печатает платежное поручение, где указывается сумма задолженности, номер оплачиваемой накладной, дата, банковские реквизиты.

Платежным поручением является распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке.

Расчеты платежными поручениями являются наиболее распространенной формой расчетов.

На рисунке 1 представлена структура предприятия ООО «Гусевский хлеб-Плюс».

Практически все их работа связана с программой «1С: Управление торговлей». Данная система позволяет формировать все возможные отчеты для удобства работы.

В ООО «Гусевский хлеб-Плюс» бухгалтерский учет ведется самостоятельной бухгалтерской службой, возглавляемой главным бухгалтером. Главный бухгалтер назначается или освобождается от должности руководителем организации. Он подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операции законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.  
                                                 

Рис. 1 – Схема организационной структуры административно - управленческого персонала объекта

Требование главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операции и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательно для всех работников организации. В таблице 1 представлена структура бухгалтерского аппарата ООО «Гусевский хлеб-Плюс».

Таблица 1 – Структура бухгалтерской службы  ООО « Гусевский хлеб-Плюс»

Договоры и соглашения, заключаемые предприятия на получение или отпуск товароматериальных ценностей и на выполнение работ и услуг, а также приказы и распоряжения об установлении работникам должностных окладов, надбавок к заработной плате и о премировании предварительно рассматриваются главным бухгалтером.

Заместитель гл. бухгалтера осуществляет учет затрат по содержанию компании (журнал-ордер № 10), учет расчетов с подотчетными лицами (журнал-ордер № 7), учет основных средств, начисление амортизации (журнал-ордер № 13) [1].

Бухгалтер-кассир - получение и выдача денег, обеспечение сохранности денежных средств, составление кассовых отчетов, получение выписок с приложениями в банке, оформление платежных поручений, своевременная доставка поручений в банк, обработка документов по журналу-ордеру № 2, сбор информации по банкам о поступлении и расходе средств в расчетного счета.

Учетная политика и ее влияние на порядок ведения бухгалтерского учета и проведение аудита.

2. Сущность складского учёта

Экономическая сущность задач учета складских операций и реализации продукции Хозяйственный учет представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет – одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая  массовость и однородность исходных  и  итоговых  показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем   многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

Управление торговыми процессами в ООО «Гусевский хлеб-Плюс» основывается  на  информации,  отражающей  объем, структуру и динамику поступления, продажи  и  запасов товаров. Движение информации  между ООО «Гусевский хлеб-Плюс» и внешней   средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме  потоков информации.  По  отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные  потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной  организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора,  регистрации, передачи, хранения и обработки  информации,  ее состава и своевременного получения  зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Учет реализации товаров в  оптовой  торговле  осуществляется  по  мере отгрузки товаров и предъявления покупателям расчетных документов.

Рассмотрим информационные потоки  предприятия. Заказчик (юридическое лицо) делает  заявку  у  менеджера  на нужную ему продукцию. Менеджер выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При  наличии товара на складе резервируется необходимое количество. Если товара  нет,  то оформляется заявка на поставку, где  указывается  дата  составления  заявки, фамилия ответственного менеджера, наименование  продукции  и  крайние  сроки доставки товаров. Оформленная заявка  поступает  в  отдел  снабжения,  где  все  заявки сортируются  в  зависимости  от  товара,  от  сроков  поставки  и   т.д.   И определяется примерная дата поступления товара на склад. Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки доставки товара с клиентом. Снабженцы  выставляют  заявки  на   товар   поставщикам,   оплачивают выставленные счета и привозят товар, который поступает на склад фирмы. После того, как заказчик оплатил выставленный ему счет, и оплата прошла по банку, он может приехать за заказанной  продукцией. Работающий  с ним менеджер оформляет необходимые документы и отпускает товар. Более детально процесс реализации продукции и функциональные задачи автоматизируемого объекта можно проследить из следующей схемы: ИС предназначена для решения автоматизации  повседневной  работы бухгалтера, ведущего оперативный учет по приходу  и  расходу  ТМЦ (товарно-материальных ценностей). Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, счет, акт на списание, платеж  и  др. Вся остальная информация (например,  состояние склада на  текущий  момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена  на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только  путем ввода или редактирования необходимого документа.

Основные операции в системе подразделяются на две группы: товарные  и расчетно-денежные операции. При выполнении товарных операций, как правило, изменяется  количество товаров на складах. К ним относится Продажа товаров, Закупка  товаров, Перемещение товаров.

При поступлении товаров от поставщиков заводится приходная накладная. После того, как клиент оплатил счет, выставленный ему менеджером, он имеет право приехать за своей продукцией. В течение трех дней после оплаты товар резервируется на складе кладовщиком. На основании счета выписывается расходная накладная на склад. По этой накладной клиент может получить со склада продукцию, оплаченную им. На складе товар взвешивается или измеряется и в накладной указывается  точное количество продукции и заверяется подписью кладовщика. С учетом сделанных пометок выписываются товарная накладная и счет-фактура, на которых потом ставятся подпись и печать. В случае пересортицы товаров или излишков оформляются внутренние документы – списание или оприходование.

На основании имеющихся данных можно сформировать ряд отчетов.

Отчет по остаткам на складах. Он может быть сформирован на конкретную дату и по конкретной продукции. Также можно сформировать отчет по приходным, расходным  документам и банковским выпискам за определенный период времени, который  показывает общую сумму по этим документам за какой-то период времени.

Любой оформленный ранее документ можно вызвать из базы данных и распечатать, отредактировать или удалить. Практически каждая организация в процессе осуществления своей хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью хранения различных видов товарно-материальных ценностей.

Для того чтобы обеспечить сохранность ценностей в каждой организации должны быть оборудованы склады и кладовые.

Складские помещения можно подразделить на складские помещения основного производственного и подсобного назначения.

Складское помещение основного производственного назначения представляет собой часть складского помещения, предназначенную для приема, сортировки, хранения, комплектации, отпуска и отгрузки материальных ценностей.

Складское помещение подсобного назначения предназначено для размещения подсобных служб и выполнения работ по обслуживанию технологического процесса. Складские помещения подсобного назначения – это помещения для хранения упаковочных материалов, технологического оборудования, инвентаря, тары, уборочных машин, отходов упаковки.

Контроль движения и сохранности материальных ценностей в организации осуществляется путем составления и утверждения:

• схемы документооборота. В рамках схемы документооборота утверждаются формы документов по учету материальных ценностей (в том числе, разработанные в организации), закрепляются должностные лица (с образцами подписей), отвечающие за движение материальных ценностей на каждом этапе и за прохождение сопутствующих движению документов, а также сроки передачи документов в бухгалтерию организации. В рамках схемы утверждается также выбранный организацией метод учета ценностей на складах (количественный или количественно – суммовой);
• реестра мест хранения. Выше мы отметили, что каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада;
• единой для всех подразделений системы классификации и присвоения номенклатурного номера единице учета материальных ценностей;
• порядка и сроков проведения инвентаризации материально – производственных запасов (МПЗ) [3].
• рабочего плана счетов (с необходимым количеством субсчетов и аналитических признаков) по учету материальных ценностей, позволяющего обособленно учитывать движение ценностей в разрезе мест хранения, поставщиков, видов, сортов, размеров и других необходимых аналитических признаков. Необходимое количество аналитических признаков определяется путем согласования с заинтересованными пользователями информации (специалистами по формированию регистров налогового учета, по анализу эффективности деятельности, по снабжению, по развитию, по маркетингу, по складскому учету и тому подобному).

Оформление движения МПЗ

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье девять Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ [3] «О бухгалтерском учете», должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Хозяйственные операции, не оформленные первичными учетными документами, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета. Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 [3] «О первичных учетных документах» должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно – правовой формы.

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 [3] «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации, кроме форм по учету кассовых операций, утвержденных Государственным комитетом по статистике Российской Федерации, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер формы, наименование документа.

3. Анализ технических и программных средств, используемых для автоматизации складского учета

1.3.1  Характеристика  технических средств

Неотъемлемую часть процесса разработки сложной информационной системы составляет   решение   таких   ключевых   вопросов,   как   выбор    состава вычислительной техники, определение их характеристик.

Критериями выбора технических средств являются:

• надежность функционирования системы;
• функциональная полнота системы;
• быстродействие;
• минимизация затрат на  стоимость:  аппаратных  средств,  прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

Состав и основные характеристики ЭВМ ООО « Гусевский хлеб-Плюс» приведены таблице 2.

Таблица 2 – Основные характеристики ЭВМ ООО «Гусевский хлеб-Плюс»

    1.3.2    Характеристика программных  средств

На предприятии используется операционная система Windows XP, Антивирус Dr.Web, прикладные программные средства – Open Office и «1С: Предприятия 8.». Ниже приводится краткое описание каждого программного средства используемого на предприятии.

Windows XP — первая операционная система Microsoft с полностью настраиваемым интерфейсом! Теперь пользователи могут коренным образом изменять внешность своей ОС с помощью сменных «шкурок» (skins), сменивших простые экранные «темы» времен Windows 95. Благодаря новым «темам» можно не только сменить рисунок на Рабочем столе, шрифт подписей к иконкам и вид курсора мыши — в стороне не остается и обличье папок, служебных панелей и выпадающих меню. Достоинства и недостатки этой технологии можно наблюдать уже сегодня на примере Windows Media Player, встроенного в Windows ME.

Антивирус Dr.Web - обеспечивает надежную защиту компьютеров, работающих под управлением операционных систем Windows 2000/XP/Vista/7, а также Mac OS X 10.4 и выше, Linux 2,6.x и выше, DOS, OS/2, 32- и 64-битные системы. Продукт позволяет проверять все носители информации на наличие вирусов, обнаруживать и обезвреживать вирусы в оперативной памяти компьютера, на дисках и в электронной почте. 
Программа способна обнаруживать вирусы даже в архивированных файлах любой вложенности.

Базовая защита

• Проверка файлов в автоматическом режиме и по требованию;
• Проверка почтовых сообщений (перехват POP3/SMTP/IMAP);
• Защита от вирусов, троянских программ и червей;
• Проверка интернет-трафика (перехват соединений);
• Эвристическая защита от новых и неизвестных вредоносных программ.

Предотвращение угроз

• Блокирование ссылок на зараженные сайты;
• Распознавание вирусов, упакованных новым и/или неизвестным упаковщиком, дроппером и/или криптором.

             Восстановление системы и данных

• Возможность установки программы на зараженный компьютер;
• Функция самозащиты программы от выключения или остановки.

             Удобство использования

• Автоматическая настройка программы в процессе установки;
• Наглядное отображение результатов работы программы;
• Информативные диалоговые окна для принятия пользователем обоснованных решений;
• Возможность выбора между простым автолечением / удалением и интерактивным режимами работы;
• Круглосуточная техническая поддержка;
• Автоматическое обновление баз.