Автоматизированное рабочее место бухгалтера учебного заведения

МИНИСТЕРСТВО НАРОДНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

РЕСПУБЛИКИ УЗБЕКИСТАН

 

 

ТАШКЕНТСКИЙ ОБЛАСТНОЙ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ

ИНСТИТУТ ИМЕНИ КАШГАРИ

 

 

 

Кафедра информатики  и информационных технологий

 

 

 

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

 

 

Тема: «Автоматизированное  рабочее место бухгалтера учебного заведения»

 

 

Работа проверена и предоставлена к защите ________________________________________ Зав. кафедрой  информатики и ИТ Насреддиновым И.Х.     «______»___________________ 200__ год.

Научный руководитель   _______________________________________ преподаватель Юлдашев Б.Э. Рецензент _______________________________________ _______________________________________

 

 

 

 

 

Ангрен 2004

 

 

Содержание

 

 

 

Список иллюстраций:

 

ГЛАВА 1

1.1 Постановка задачи  и ее экономическая сущность. Требования к информационной технологии.

Очевидно, что в работе бухгалтерии учебного заведения есть много технической, рутинной работы, которая хорошо поддается автоматизации. Хранение документов  в виде компьютерных данных на диске безусловно более целесообразно, чем хранение их в классическом виде, то есть в виде бумаг. Значительно упрощается поиск нужного документа, имеется возможность хранить данные за много лет и не путаться в них, сильно упрощается изменение любого документа, составление многочисленных справок. Всю работу бухгалтерии можно разделить на несколько основных подпунктов:

1. Работа со справочной  и нормативной информацией. В  качестве основных тут можно отметить справочник различных начислений сотрудникам, справочник сотрудников с хранящимися в нем фамилией сотрудника, его табельным номером, окладом, полем, показывающим, является ли он членом профсоюза, обоснованием оклада, справочник налогов хранящимися названием и размером налога, справочником по тарифной сетке, и другие. Необходимо поддерживать своевременное изменение  этой информации, организовать гибкую систему справок.

2. Ведение записной  книжки бухгалтера. Эта книжка  как бы дублирует Главную книгу и служит для контроля. В ней отражаются любой приход или расход денег. По этой книге каждый месяц необходимо подводить баланс и проверять, сколько денег осталось на каждом из счетов.

3. Расчет платежной  ведомости организации. При подсчете  заработной платы необходимо учитывать файл, в котором хранятся начисления сотрудникам. Следует автоматизировать вычитание разнообразных налогов, учитывать льготы различным категориям сотрудников. Система  должна  следить  за  фондом заработной платы, автоматически предупреждать пользователя при перерасходе фонда, и наоборот, учитывать экономию фонда и учитывать  эту  экономию  в  дальнейшем. Программа должна тщательно документировать все свои действия и выдавать отчеты, по которым можно было всегда ревизовать ее деятельность.

4.  Ведение файла,  в котором отражается выдача  различных льгот в подведомственной организации.  Должно быть возможно путем несложного запроса выяснить, сколько и каких льгот  получал каждый конкретный сотрудник за какой-то период времени.

5. Работа с банками.  Необходимо автоматизировать учет и хранение банковских документов, как-то: платежные поручения, банковские объявления, выписки из банка на каждую проведенную операцию

6. Работа с главной  книгой. Пользуясь различными введенными документами, программа должна генерировать записи в главной книге, подсчитывать баланс по ней, позволять просматривать главную книгу для контроля.

 Вся система должна обладать надежностью, необходимо предусмотреть самые неожиданные действия пользователя, и, если они неправильны, программа должна объяснить, как именно сделать то, чего хочет пользователь.

Так  как  программа  имеет  дело  с  материальными ценностями, необходимо защищать программу и данные от несанкционированного доступа и изменения. Специфика работы бухгалтерии показывает, что удобнее всего это сделать при помощи двухуровневой системы паролей. Один пароль находится у кассира, второй у бухгалтера. При введении  одного из паролей система должна позволять  просматривать, но  не  изменять  данные,  при  двух правильно  введенных  паролях - позволять и  просматривать, и изменять данные. Если ни один пароль не был введен правильно, то система должна идентифицировать пользователя как "чужого" и отказаться с ним работать.

Должна существовать возможность перевода документов с  машинных носителей  в обычный вид. Система должна работать на машинах, совместимых с IBM PC, под управлением дисковой операционной системы Windows 95  и выше.

1.2  Технология решения  задачи. Сущность АРМ.

На современном этапе  автоматизации управления общественным производством наиболее перспективным является автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно  на рабочих местах специалистов. Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ). Специфика деятельности бухгалтерии учебного заведения позволяет выбрать методом решения создание автоматизированного рабочего места (АРМ). Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.

Автоматизированное рабочее  место (АРМ) можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических и организационно-технологических средств индивидуального и коллективного пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального работника управления.

С помощью АРМ специалист может обрабатывать тексты, посылать и принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в совещаниях, организовывать и вести личные архивы документов, выполнять расчеты и получать готовые результаты в табличной и графической форме. Обычно процессы принятия решений и управления в целом реализуются  коллективно, но необходима проблемная реализация АРМ управленческого персонала, соответствующая различным уровням управления и реализуемым функциям. Подготовка информации для принятия решений, собственно принятие решений и их реализация могут иметь много общего в различных экономических службах предприятия. Также многие функции являются типовыми для многих предприятий. Это позволяет создавать гибкие, перестраиваемые структуры управления.

В основу конструирования  АРМ положены следующие основные принципы:

1. Максимальная ориентация  на конечного пользователя, достигаемая созданием инструментальных средств адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя, возможностей его обучения и самообучения.

2. Формализация профессиональных  знаний, то есть возможность предоставления с помощью АРМ  самостоятельно автоматизировать новые функции и решать новые задачи в процессе накопления опыта работы  с системой.

3. Проблемная ориентация  АРМ на решение определенного  класса задач, объединенных общей технологией обработки информации, единством режимов работы и эксплуатации, что характерно для специалистов экономических служб.

4. Модульность  построения, обеспечивающая сопряжение АРМ  с другими элементами системы обработки информации, а также модификацию и наращивание возможностей АРМ без прерывания его функционирования.

5. Эргономичность, то  есть создание для пользователя комфортных условий труда и дружественного интерфейса общения с системой.

1.3.. Типовая структура АРМ. Классификация АРМ.

Создание АРМ для  систем организационного управления предполагает проведение  их  структуризации  и   параметризации   на  стадии проектирования.  Структуризация  АРМ  включает  описание  среды функционирования: обеспечивающих и функциональных подсистем и связей между  ними, интерфейсов с  пользователем  и техническими средствами, средств  информационного и программного  обеспечения. Параметризация предусматривает выделение и исследование параметров выделение и  исследование  параметров  технических,  программных и информационных средств, удовлетворяющих требованиям и ограничениям, сформированным при структуризации

Структурно АРМ включает  функциональную и  обеспечивающую части. Функциональная  часть  определяет содержание конкретного АРМ  и включает  описание совокупности взаимосвязанных задач, отражающих особенности автоматизируемых  функций деятельности пользователя. В основе разработки функционального обеспечения лежат требования пользователя к АРМ и его функциональная спецификация, включающая описание  входной  и  выходной  информации,  средств  и  методов достижения  достоверности  и  качества  информации,  применяемых носителей, интерфейсов связи. Обычно сюда же относятся описания средств защиты от  несанкционированного доступа, восстановления системы в сбойных ситуациях, управление в нестандартных случаях.

Обеспечивающая часть  включает  традиционные  виды  обеспечения: информационное,   программное,  техническое,   технологическое, и другие.

Информационное  обеспечение  включает  описание   организации информационной  базы,  регламентирует  информационные связи, предопределяет состав  и содержание всей системы информационного отображения.

Программное  обеспечение  АРМ   подразделяется  на  общее  и функциональное. Общее  программное  обеспечение  поставляется в комплекте с ПЭВМ и включает операционные системы, прикладные программы,   расширяющие  возможности операционных   систем, программные средства диалога и другие. Общее ПО предназначено для управления работой процессора, организации доступа к памяти, периферийным  устройствам,  запуска  и  управления  процессором, выполнения прикладных программ, обеспечения выполнения программ на языках высокого уровня.

Функциональное программное  обеспечение предназначено для автоматизации решения функциональных задач, включает универсальные программы  и  функциональные пакеты. При проектировании  этих программных средств необходимо соблюдать принципы ориентации разработки на конкретного пользователя. Совокупность требований к  программному  и  техническому обеспечению отображается на множестве функций пользователя, и это  позволяет решать проблему профессиональной ориентации на пользователя.

Техническое  обеспечение  АРМ  представляет  собой  комплекс технических  средств  обработки  информации  на  базе   ПЭВМ, предназначенный  для  автоматизации  функций  специалиста  в предметной и проблемной областях его профессиональных интересов.

АРМ  специалиста  сферы  организационного  управления   обычно базируется на ПЭВМ индивидуального или коллективного пользования.

Технологическое обеспечение  АРМ  предназначено для организации технологического  процесса  использования  АРМ применительно к комплексу решаемых задач, соответствующих функциям специалиста.

Технологический  процесс  представляет  собой   совокупность функциональных работ, включающих обеспечение ввода, контроля, редактирования и манипулирования данными, накопление, хранение, поиск, защиту, получение выходных документов. В связи  с тем, что пользователь является, как правило, участником некоторого коллектива и выполняет в нем определенную работу, необходимо предусмотреть технологическое  взаимодействие  исполнителей при  решении  задач,  обеспечить  условие совместной работы специалистов.  Эти   положения   должны   отражаться   в квалификационных  требованиях  и  должностных  инструкциях пользователей АРМ.

В  основу  классификации  АРМ может быть положен ряд классификационных признаков. С учетом областей применения возможна классификация АРМ по функциональному признаку :

1. АРМ административно  - управленческого персонала;

2. АРМ проектировщика  радиоэлектронной аппаратуры, автоматизированных  систем управления и т.д.

3. АРМ специалиста  в области экономики, математики, физики, и т. д.

4. АРМ производственно-технологического  назначения.

Важным классификационным  признаком АРМ является режим  его эксплуатации, по которому  выделяются одиночный, групповой и сетевой режимы эксплуатации. В первом случае АРМ реализуется на  обособленной  ПЭВМ,  все  ресурсы  который  находятся  в монопольном распоряжении  пользователя. Такое рабочее  место ориентировано на решение нестандартных, специфических задач, и для его реализации применяются ЭВМ небольшой мощности.

При  групповом  режиме  эксплуатации  на  базе  одной ЭВМ реализуется  несколько рабочих мест, объединенных по принципу административной  или  функциональной общности. В этом случае требуются  уже   более  мощные  ЭВМ   и  достаточно   сложное программное обеспечение. Групповой  режим  эксплуатации обычно используется  для организации распределенной обработки данных в  пределах  отдельного  подразделения  или  организации  для обслуживания стабильных групп специалистов и руководителей.

Сетевой  режим  эксплуатации  АРМ  объединяет  достоинства первого и второго. В этом случае каждое АРМ строится  на базе одной ЭВМ, но в то же время имеется возможность использовать некоторые общие ресурсы вычислительной сети.

Одним   из  подходов  к  классификации  АРМ  является  их систематизация по видам  решаемых задач. Возможны  следующие группы АРМ:

1. Для решения информационно-вычислительных  задач;

2. Для решения задач  подготовки и ввода данных;

3. Для решения информационно-справочных  задач;

4. Для решения задач  бухгалтерского учета;

5. Для решения задач  статистической обработки данных;

6. Для решения задач  аналитических расчетов;

Обоснованное  отнесения  АРМ к  определенной  группе будет способствовать   более  глубокому  и  тщательному    анализу, возможности сравнительной  оценки различных  однотипных  АРМ с целью выбора наиболее предпочтительного.

1.4. Выбор технических средств для реализации.

Для реализации программного комплекса  выберем систему программирования Microsoft Excel. Этот выбор позволит, во-первых, создать эффективный программный код, а во-вторых, позволит сделать систему открытой и впоследствии дополняемой.

Предполагается что бухгалтер знаком с возможностями данной программы. Он имеет опыт создания таблиц и работы с формулами. В частности он знаком со способами создания формул с математическими знаками, относительных ссылок, и других стандартных формул.

Для того чтобы связать ячейку на одном листе с данными на другом листе мы будем использовать относительные ссылки. Относительная ссылка в формуле — это адрес ячейки, определяемый на основе расположения этой ячейки относительно ячейки, содержащей ссылку.  Имена ячеек – это слово или строка знаков, представляющие ячейку, диапазон ячеек, формулу или константу. При указывании имени если ячейка находится в другом файле то сначала указывается файл далее лист и в конце само имя ячейки. Например: ‘АРМ.XLS’ОТЧЕТ!B2 указывает на ячейку B2, находящеюся в файле АРМ.xls  на листе ОТЧЕТ.

Так же предполагается что бухгалтер  имеет  понятия о использовании  математических знаков и формул в  Excel . Например: + это суммировать, - это вычитание, * - это произведение, / - это деление, ^ - это возведение в степень, % - это вычисление процента от числа.

Давайте вкратце познакомимся со стандартными формулами которые мы будем использовать в нашей программном изделии (ПИ):

СУММ(список ячеек) – суммирует указанный диапазон ячеек

ЕСЛИ(условие; выражение если верно; выражение если неверно) – выполняет одно из двух выражений судя по условию.

Так же наш бухгалтер  должен знать как работать с мастером функций и как создавать вложенные формулы. Для создания формулы с помощью матера функций необходимо использовать кнопку .

Кроме этого мы должны уметь изменять формат ячеек: тип  данных, их выравнивание в ячейке, их внешний вид и защищаемость. Для  входа в окно Формат ячеек необходимо выделить нужные ячейки и нажать сочетание CTRL+1.

 

1.5. Безопасность программного изделия.

Для защиты программы и данных от несанкционированного доступа и изменения в EXCEL будем использовать защиту паролем на открытие файла. Как мы уже говорили выше, специфика работы бухгалтерии показывает, что удобнее всего это сделать при помощи двухуровневой системы паролей. Один пароль находится у кассира и бухгалтера, а второй только у бухгалтера. При введении  одного из паролей система должна позволять  просматривать и вводить новые данные, но  не  изменять  структуру и формулы,  второй пароль - позволять изменять структуру и формулы в программном изделии. Если ни один пароль не был введен правильно, то система должна идентифицировать пользователя как "чужого" и отказаться с ним работать.

Чтобы создать пароль для открытия файла и введения в него данных мы воспользуемся командой ПАРАМЕТРЫ из меню СЕРВИС. Во вкладыше БЕЗОПАСТНОСТЬ введем пароль в соответствующий блок. После нажатия кнопки ОК компьютер попросит нас повторить пароль, и уже после этого новый пароль будет сохранён.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Данный пароль должен знать кассир либо бухгалтер, который непосредственно будет вводить данные в нужные ячейки.

Второй пароль будет  создан использую команду ЗАЩИТИТЬ ЛИСТ из группы ЗАЩИТИТЬ в меню СЕРВИС. Данный пароль будет защищать структуру  листов и содержимое ячеек для которых была разрешена защищаемость в ФОРМАТЕ ЯЧЕЕК. Нужно иметь в виду что для каждого рабочего листа мы можем создать свой уникальный пароль и формат защиты. Так же перед тем как защищать лист паролем, мы должны сделать незащищаемыми те ячейки в которые будут вводится данные за каждый месяц, и сделать защищаемыми те ячейки в которых вычисления должны происходить автоматически с помощью формул и ссылок.

Данные пароли листов должны знать только главный бухгалтер  и специалист по программному обеспечению который обслуживает данный АРМ.

 

ГЛАВА 2

2.1 Формальная постановка задачи расчета заработной платы.

Основная задача АРМ бухгалтера будет заключаться в вычислении заработной платы рабочих и педагогов учебного заведения. Для её вычисления давайте введем такие сокращения:

RD – количество отработанных рабочих дней

ZP – зарплата по тарифной сетке

PR – сумма премиальных

ZAM – сумма за замены других педагогов

BOL – сумма за больничные листы

NACH – общая сумма начисления

POD – сумма подоходного налога по шкале

PENS – сумма налога пенсионного фонда

PROF – сумма взносов в профсоюз

ALM – сумма алиментов

ALT – сумма взносов альтернативно военно обязанных

AVN – сумма выданного аванса

UDER – сумма общего удержания

NARUKI – сумма которую получит на руки

Сумма которую получит за n месяц рабочий или педагог вычисляется примерно так:

Формула № 1

Сумма общего начисления для рабочих NACH=(ZP/24)*RD+PR+ZAM+BOL

Сумма общего начисления для педагогов NACH=(ZP/24)*RD+PR+ZAM+BOL

Сумма общего удержания UDER=(POD+PENS+PROF+ALM+ALT+AVN)

Сумма которую  получит рабочий или педагог NARUKI=NACH-UDER

Значит для её вычисления у нас должна быть табель рабочих  дней, таблица тарификации рабочих и педагогов, список плательщиков алиментов и альтернативного взноса, больничные листы, список с количеством замен, а так же мы должны уметь вычислять и знать размер пенсионного профсоюзного и подоходного налога. Заработная плата рабочих вычисляется по тарифной сетке, а заработная плата педагога по количеству проводимых им часов. У нас в Республике существует подоходный налог с нарастающим, который вычисляется по шкале минимальных зарплат. Правильное вычисление именно данного налога и создаёт трудности для бухгалтеров учебных заведений, так как педагоги не всегда получают одну и ту же сумму (их зарплат может увеличиваться и уменьшатся в зависимости от того, сколько часов он провел в этом месяце). Основной причиной этому служат так называемые замены, больничные, изменения количества классов, и количества учебных часов по плану, премиальные, отпускные и тд.

Для вычисления подоходного  налога бухгалтеру необходимо знать следующие данные: количество пройденных педагогом своих часов, количество часов пройденных в качестве замен коллег, сумму начисленной с начала года заработной платы, сумму удержанного с начала года подоходного налога, шкалу и количества минимальных зарплат с начала года. Используя эту данные он сможет вычислить сумму начисления на данный месяц по данной формуле.

Пусть MIN(1), MIN(2) … MIN(n) это минимальные заработные платы за различные месяцы. Тогда ∑MIN это сумма минимальных заработных плат до этого месяца. Пусть ∑NACH это сумма, начисленная с начала года до этого месяца. Пусть ∑POD это сумма удержанного с начала года подоходного налога. Пусть NACH(n) это сумма, которая начисляется в этой месяце. Тогда SHKALA это таблица где показана шкала вычисления на этот месяц.

Таблица № 1 - SHKALA

До 5 х ∑MIN	13%
До 10 х ∑MIN	22%
Более 10 х ∑MIN	32%

Теперь имея эти данные и шкалу вычисления мы  сможем без проблем вычислить сумму начисления на этот месяц по следующей формуле:

Если сумма начисления с начала года и начисления на этот месяц не превышает пятикратной суммы минимальных зарплат с начало года, то с суммы начисления с начала года и начисления на этот месяц высчитываются 13 процентов. Из полученного вычитается сумма удержанных с начала года подоходных налогов. Или если это представить в виде формулы так: если (∑NACH + NACH(n)) меньше 5 х ∑MIN тогда сумма подоходного налога на этот месяц вычисляется так:

Формула № 2

Сумма подоходного  налога на этот месяц POD = (∑NACH + NACH(n)) х 13% - ∑POD

Если же сумма начисления с начала года и начисления на этот месяц превышает пятикратную  сумму минимальных зарплат с  начало года, но не превышает десяти кратную сумму минимальных зарплат  с начала года, то от суммы начисления с начала года и начисления на этот месяц вычитаются пять сумм минимальных зарплат с начала года и из оставшегося высчитываются 22 процента. Из полученного вычитается сумма удержанных с начала года подоходных налогов и прибавляется 13% от пяти сумм минимальных зарплат. Или если это представить в виде формулы так: если (∑NACH + NACH(n)) больше 5 х ∑MIN, но меньше 10 х ∑MIN тогда сумма подоходного налога на этот месяц вычисляется так:

Формула № 3

Сумма подоходного  налога на этот месяц POD = (∑NACH + NACH(n) - 5 х ∑MIN) х 22% - ∑POD  + 5 х ∑MIN х 13%.

Если же сумма начисления с начала года и начисления на этот месяц превышает десятикратную сумму минимальных зарплат с начала года, то от суммы начисления с начала года и начисления на этот месяц вычитаются десять сумм минимальных зарплат с начала года и из оставшегося высчитываются 32 процента. Из полученного вычитается сумма удержанных с начала года подоходных налогов и прибавляется 13% от пяти сумм минимальных зарплат и 22% от пяти сумм минимальных зарплат. Или если это представить в виде формулы так: Если (∑NACH + NACH(n)) больше 10 х ∑MIN тогда сумма подоходного налога на этот месяц вычисляется так:

Формула № 4

Сумма подоходного  налога на этот месяц POD = (∑NACH + NACH(n) - 10 х ∑MIN) х 32% - ∑POD + 5 х ∑MIN х 13% + 10 х ∑MIN х 22% .

Здесь мы так же должны принимать во внимание и то что  если начисление на этот месяц NACH(n) = 0, то подоходный налог на этот месяц тоже должно равняется 0.

Для вычисления других налогов нам  нужно знать только процент взимания. Так например: процент пенсионного налога равняется 2 %, а процент профсоюзного налога 1 %.

Теперь давайте применим полученные знания на практике и попробуем вычислить  заработную плату для педагога Содиков Т. При условии что сумма начисления с начала года ∑NACH = 490 600, сумм минимальных зарплат ∑MIN = 27250, а сумма удержанных с начала года подоходных налогов ∑POD = 171710.

Таблица № 2(а) – Вычисление зарплаты (начисление)

№ табельный номер	Фамилия имя отчество	RD  - Зарплата по тарифной сетке	PR – Сумма премиальных	ZAM – Сумма за замены других педагогов	BOL – Сумма за больничные листы	NACH(n) - Всего начисление на этот месяц
555	Содиков Тохир А.	96 540	5 000	0	0	101 540

Так как начисление на этот месяц у Содикова Т. = 101 540, то давайте подсчитаем налоги которые он заплатит в этом месяце. Здесь самое трудное будет подсчет подоходного налога. Так как ∑NACH+ NACH(n) больше десяти ∑MIN то подоходный налог будем высчитывать по формуле № 4

Таблица № 2 (б) – Вычисление зарплаты (удержание)

№ табельный номер	PENS – Сумма налога пенсионного фонда	PROF – Сумма взносов в профсоюз	POD - Сумма подоходного налога на этот месяц	ALM – Сумма алиментов	ALT – Сумма взносов альтернативно военно обязанных	AVN – Сумма выданного аванса	UDER -Сумма общего удержания
555	2 031	1 015	35 540	0	0	0	38 586

Значит  Содиков Т. В этом месяце получит 101 540 – 38 586 = 62 954 сум.

Каждый месяц, для каждого работника  бухгалтер должен высчитывать удержания. Это как я говорил трудоёмкий процесс. Именно поэтому и нужно внедрять АРМ для бухгалтерии учебных заведений. Ниже мы рассмотрим основные критерии к программе и попытаемся представить её структуру.