Автоматизация торговых и складских опираций

Складские операции - их организация  и технология выполнения 
 

На складах  и оптовых базах выполняется  серьезнейший комплекс различных последовательно  сгруппированных операций, связанных  с поступлением, хранением и отпуском товаров покупателям. Все эти  операции в своей совокупности представляют из себя технологический складской процесс. Содержание и структура технологического складского процесса определяются видом склада (оптовой базы), физико-химическими свойствами хранимых там товаров, объемом грузооборота и иными факторами. 

1. Складской процесс и его рациональная организация

2. Поступление товаров на склад

3. Приемка товаров на складе

4. Недостача или несоответствие при приемке товаров

5. Порядок приемки товаров по качеству

6. Претензия поставщику

7. Рациональная схема размещения товаров

8. Укладка товаров

9. Поддержание на складе оптимальных режимов хранения товаров

10. Естественная убыль и недопустимые потери при хранении товаров на складе

11. Отпуск товаров со склада - организация и технология складских операций

12. Технико-экономические показатели деятельности складов и оптовых баз 

На склады товары могут поступать разными видами транспорта. Если у склада имеются  железнодорожные подъездные пути, то товары могут поставляться в контейнерах  или вагонах. Значительная часть товаров (грузов, изделий) завозится на склады и оптовые базы автотранспортом - таковы тенденции сегодняшнего развития торгового бизнеса. Выполнение операций, которые связаны с поступлением товаров, состоит из разгрузки транспортных средств, перемещения товаров в сектор их приемки, распаковки (при необходимости) и приемки их по качеству и количеству ответственными представителями оптовика (склада или оптовой базы). 

Принятые товары перемещают в сектор хранения, где  они укладывают в штабеля или размещаются на стеллажах. В зависимости от присущих товарам физико-химических свойств для них создаются определенные (регламентированные) условия хранения. 

После следуют  операции, которые связаны с отпуском товаров клиентам-покупателям, а  именно: 

- отборка поступивших товаров на склад;

- их перемещение  к участку комплектации заказов  от покупателей;

- непосредственная  комплектация поступивших заказов;

- подготовка  товаров (грузов, изделий) к отпуску  (укладка на поддоны или в  контейнеры, расфасовка, переупаковка и проч.);

- экспедиционная  работа по отправке товаров  клиентам-покупателям (разработка  и формирование маршрутов, организация  и осуществление погрузки транспорта, централизованная доставка заказанных  товаров);

- сдача доставленных  товаров получателям (клиентам-покупателям). 

На общее время  процесса товародвижения существенное влияние оказывает фактическая  скорость исполнения складского технологического процесса. Эта скорость зависит от функций и задач, которые выполняются  складом (оптовой базой), условий поставки в адрес потребителей, уровня механизации выполняемых складских операций и работ. Технология выполнения операций на складе в серьезной степени определяется особенностями устройства имеющихся у оптовика складских помещений, их размеров, специфики внутренней планировки корпусов складов и складских комплексов, оснащения их технологическим оборудованием для хранения различных товарных групп (изделий, грузов). 

На складе принятые по качеству и по количеству товары укладываются в тару, их пакетируют и осуществляют перемещение в сектор хранения. Тут товары укладывают в штабеля или на стеллажи. Для того, чтобы предотвратить порчу и обеспечить полную сохранность товаров на складе (оптовой базе) должны быть созданы условия, соответствующие необходимым требованиям их хранения. Важное значение при этом имеют расчет рациональной схемы хранения товаров и принятие оптимальных способов укладки, обеспечение необходимых температурно-влажностных режимов хранения, организация жесткого режима наблюдения за товарами и ухода за ними.

За товарами, которые хранятся на складах и  оптовых базах, следует обеспечить наблюдение в постоянном режиме и  надлежащий уход. Нужно регулярно  проверять текущее состояние  хранимых товаров, при этом обращая  пристальное внимание на появление  следов насекомых и грызунов, иных признаков порчи. Товары, которые уложены в штабеля, следует периодически перекладывать: верхние товары вниз, а нижние, соответственно, вверх. Товары сыпучих фракций необходимо эпизодически перелопачивать. Изделия из меха и шерсти нужно предохранять от возможного повреждения молью. Товары с признаками отсыревания нужно проветривать и просушивать. 

Складской процесс и его  рациональная организация 

В основе рациональной организации технологического складского процесса лежат такие основополагающие принципы: 

- ритмичность  и планомерность;

- рациональное  построение товарного потока;

- комплексное  и максимально эффективное применение  средств труда на складе, автоматизация  и механизация выполняющихся  складских

операций;

- обеспечение полной сохранности потребительских свойств товаров, хранящихся на складе. 

Технологический складской процесс следует четко  планировать. В этих целях необходимо разрабатывать графики и календарные  планы поступления товаров и  их отпуска клиентам-потребителям. Такого рода документация дает возможность заблаговременно подготовить выполнение складских операций, связанных с разгрузкой, приемкой, хранением и отпуском товаров, более эффективно и производительно использовать имеющиеся в распоряжении складские площади, транспорт и персонал. 

-ритмичность технологического складского процесса подразумевает повторяемость всего операционного цикла и отдельных работ в равные промежутки времени.

Отметим, что  соблюдение ритмичности в текущей  работе склада всемерно способствует более равномерному распределению у персонала рабочего времени (это можно назвать оптимизацией), что обеспечивает нормальный режим труда и отдыха сотрудников склада, а также наиболее эффективному и полному использованию складских помещений и транспортных средств. 

-рациональное построение товарного потока-основано на том, что внутри-складские перемещения хранимых товаров становятся максимально короткими, пути - непересекающимися и противоположно не направленными.

Пути движения складских товаров должны быть по возможности выпрямленными как горизонтально, так и вертикально. Такое построение товарного потока сокращает длительность выполнения отдельных складских операций и требует значительно меньших ресурсов на операции по перемещению товаров. 

-принцип комплексного и максимально эффективного применения средств труда на складе заключается в оптимальном использовании площадей, оборудования и емкости складов. 

Важная роль в рациональном построении и реализации технологического процесса принадлежит  автоматизации и механизации складских операций. В автоматизации и механизации складских операций имеются немалые резервы роста эффективности и производительности труда работников склада, повышения эффективности применения емкости и площади складов, сокращения времени на выполнение погрузо-разгрузочных работ, сокращения простоев транспорта. 

-обеспечение  полной сохранности потребительских  свойств товаров тоже является  одним из основополагающих принципов  рациональной и грамотной организации  технологического складского процесса. Достигается оно созданием рекомендованного производителями товаров гидротермического режима их хранения, удобной системой размещения и укладки товаров, организацией постоянного и серьезного контроля этого режима в процессе хранения. 

Четкое детальное распределение обязанностей между работниками склада также является одним из важных условий рациональной организации технологического складского процесса. Каждый сотрудник должен ясно знать перечень и технологические тонкости выполняемых им соответствующих операций. 

Поступление товаров на склад 
 

Операции, связанные  с поступлением товаров на склад, являются начальной стадией технологического складского процесса. Структура и  число этих операций определяются местом приемки груза, видом этого груза, а также типом транспорта, которым была осуществлена на склад доставка товаров. 

В случае, если товары поступают в железнодорожных  вагонах, то выполнению подлежат такие  основные операции: 

- детальная проверка  целостности пломб с последующим  вскрытием вагона;

- визуальный осмотр состояния поступивших грузов (состояние тары, качество укладки и проч.);

- разгрузка поступивших  вагонов с последующей укладкой  товаров на грузовые тележки  или поддоны;

- первичная приемка  поступивших товаров по количеству (определение соответствия количества тарных мест записям в сопроводительных документах);

- перевозка сформированных  товарных партий на участок  приемки, в зону хранения или  экспедиционный склад. 

Если товары поступают в железнодорожных  контейнерах, то складские операции выполняются по следующей цепи: 

- детальная проверка  целостности пломб и физического  состояния пришедшего на склад  контейнера (отсутствие поломок  и повреждений);

- строповка контейнера  и его перемещение на разгрузочную  рампу;

- последующее  перемещение поступившего контейнера в складскую зону приемки товаров. 

Если товары доставляются на склад автотранспортом, то складские операции будут выполняться  по такой схеме: 

- проверка целостности  товарной упаковки (тары);

- первичная приемка  поступивших товаров по их количеству;

- выкладка товаров  на грузовые тележки или поддоны;

- перемещение  собранных и сгруппированных  транспортных единиц в сектор  приемки или хранения товаров. 

Навальные, тарно-упаковочные  и штучные грузы транспортируются в железнодорожных вагонах. Крупногабаритные и длинномерные грузы (лесо- и пиломатериалы, металлопрокат и проч.) доставляются на склад на платформах и в полувагонах. Для перевозки различных жидких грузов (керосин, масло растительное, вино и проч.) применяются цистерны. 

Универсальные контейнеры могут доставляться на склады автомобилями или на железнодорожных платформах. Если склад имеет собственные железнодорожные подъездные пути, то цистерны, платформы, вагоны и полувагоны адресуются на близлежащую к складу железнодорожную станцию, после чего маневровым тепловозом их подают на пути базы. 

Контейнеры могут  поступать или на сам склад, или  на контейнерную площадку ближайшей  железнодорожной станции, после  чего их привозят на склад автотранспортом. 

До прибытия груза (товаров) на складе следует организовать и провести определенную подготовительную работу. В зависимости от вида ожидаемого товарного поступления следует наметить места выгрузки транспорта, проверить наличие и исправность необходимого числа поддонов, определить, с помощью каких механизмов будет осуществляться разгрузка и перемещение поступившего товара. 

Если груз поступает  на склад в неисправном контейнере или вагоне, а также если нарушена целостность пломбы - следует осуществить  сплошную проверку товаров по количеству и качеству и в обязательном порядке организовать составление коммерческого акта, который будет юридическим основанием для предъявления соответствующей материальной претензии поставщику или транспортной организации. Акт составляется на специальном бланке до получения груза от транспортной организации. Если у вагона имеется течь или установлено, что груз был испорчен в связи с неисправностью вагона, то в дополнение к коммерческому акту следует составить технический акт. 

Для осуществления  операций по выгрузке товаров из вагонов можно применять электропогрузчики, транспортеры, конвейеры или иные средства и устройства малой механизации. Непакетированные штучные грузы при этом предварительно следует сформировать в пакеты, используя имеющиеся поддоны, которые после загрузки надо переместить в сектор приемки товаров. 

При осуществлении  доставки товаров в контейнерах  для их снятия с транспортных средств  применяются мостовые краны. Те контейнеры, у которых масса не превышает 5 тонн, с помощью погрузчиков  доставляются в экспедицию или сектор приемки склада. Крупнотоннажные контейнеры устанавливаются на рампе склада и разгружаются как вагоны. 

Доставленные  автотранспортом пакетированные грузы  выгружаются вилочными погрузчиками. Непакетированные штучные грузы  предварительно обязательно должны быть уложены на имеющиеся поддоны. Разгрузку транспортных средств осуществляют при строгом соблюдении правил выполнения погрузо-разгрузочных работ. Во время выполнения погрузо-разгрузочных операций следует обращать серьезное внимание на нанесенную спецмаркировку грузов. 
 
 
 

Приемка товаров на складе 

Товары, доставленные в сектор приемки на складе, принимаются  ответственными представителями по количеству и по качеству. 

При приемке  товаров по количеству следует: 

- отобрать тарные  места для вскрытия;

- вскрыть тару;

- подсчитать  число единиц товара или взвесить  груз, произведя сверку с сопроводительными  или транспортными документами;

- уложить товар  на имеющиеся поддоны. 

При приемке  товаров по качеству следует выполнить  такие операции: 

 - переместить товары к рабочему месту складского товароведа;

- вскрыть тару (упаковку);

- детально проверить  качество товаров;

- уложить проверенные  товары на имеющиеся поддоны. 

Следует особо  подчеркнуть, что приемка товара по количеству и качеству - это одно из эффективных и весьма действенных средств недопущения проникновения в торговую сеть недоброкачественных товаров. Приемка по количеству и качеству является серьезной и ответственной составной частью технологического складского процесса, которая предусматривает проверку надлежащего выполнения поставщиками склада договорных обязательств по общему количеству, обусловленному ассортименту и согласованному качеству товаров, их упаковке и расфасовке.

Приемка товаров  должна производиться в строгом  соответствии с правилами, которые содержатся в соответствующих инструкциях о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству и по качеству. Эти инструкции применимы во всех случаях, кроме тех, когда утвержденные государственные стандарты, технические условия или другие обязательные правила не предусматривают другого порядка приемки товаров по их количеству и качеству.  

Во время приемки  грузов от транспортных организаций  следует использовать нормативные  документы, которые утверждены для соответствующего вида транспорта (например - Транспортный устав железных дорог РФ и проч.). 

Приемка товаров  по их количеству заключается в сверке поступивших товаров по факту  с показателями сопроводительной и  транспортной документации (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, упаковочные листы и проч.). Количество поступивших на склад товаров определяется в единицах измерения, указанных в сопроводительных документах. В случае, если отправитель в этих документах указал не только общую массу товаров, но и общее количество мест, то во время приемки следует сверять и массу, и количество мест. Что касается массы наливных, насыпных или навалочных грузов, то она определяется взвешиванием транспортных средств вместе с содержащимся в них грузом или расчетом массы этих товаров по удельному весу и объему с применением соответствующих нормативных (нормируемых) показателей. 

Если на поступившие  товары по каким-то причинам сопроводительные документы отсутствуют, то возникает  необходимость составления акта о фактическом количестве поступивших товаров с указанием-примечанием, какие именно отсутствуют документы. 

Порядок и сроки  приемки поступивших товаров  по количеству определяются характером упаковки или тары, в которой поступил на склад данный товар, способа его доставки, физико-химических свойств груза и прочих условий. 

Товары, которые  поступили на склад без тары (упаковки), в поврежденной или открытой таре, должны приниматься по количеству в  момент их разгрузки (вскрытия) с транспортных средств, однако не позднее тех сроков, которые установлены для их разгрузки. В эти же сроки производится приемка по общей массе брутто и по количеству мест тех товаров, которые поступили в исправной таре (упаковке). Окончательная приемка поступившего товара (по массе нетто, а также по числу товарных единиц) выполняется одновременно со вскрытием тары (упаковки), но не позднее десяти дней, а скоропортящейся продукции не позднее одних суток с момента получения складом продукции от его поставщика. 

Что касается районов Крайнего Севера РФ, а также иных районов досрочного завоза, то там нормативные сроки приемки товаров по их количеству составляют два месяца для непродовольственных товаров, для не скоропортящихся продовольственных товаров - 40 дней и двое суток для скоропортящихся товаров.

В практике складской  деятельности по количеству приемка  товаров осуществляется чаще всего  методом сплошного подсчета полученных единиц, массы либо меры товара в  конкретной партии (за исключением  тех товаров, которые получены складом в фабричной упаковке). Выборочную проверку количества товаров с обобщением результатов такой проверки на всю полученную партию можно производить в случаях, которые предусмотрены действующими государственными стандартами (ГОСТ), техническими условиями (ТУ) или подписанными договорами. 

Недостача или несоответствие при приемке товаров 

В случае, если в  процессе приемки товаров обнаруживается недостача - дальнейшая приемка товаров  приостанавливается, ответственными сотрудниками склада составляется односторонний акт о факте выявления недостачи товаров. Ответственные сотрудники, которые производят приемку, обязаны принять комплекс мер по обеспечению сохранности всего поступившего на склад товара. 

Если по факту  установлено несоответствие массы  брутто отдельных мест товара (груза) той массе, что указана в сопроводительных или транспортных документах, покупатель не должен производить вскрытие упаковки или тары. 

Для продолжения  операций по приемке товара и для  составления двустороннего акта следует вызвать на склад ответственного представителя отправителя груза (например фирмы-производителя или посредника). Это положение касается и одногородних, и иногородних представителей отправителя (поставщика). Представитель одногороднего отправителя (поставщика) обязан прибыть на место для участия в процессе приемки товаров не позднее, чем на следующий день с момента получения им вызова (причем по скоропортящейся продукции он должен прибыть не позднее четырех часов с момента получения вызова). Ответственный представитель иногороднего отправителя (поставщика) должен прибыть на место в течение трех дней с момента получения им вызова (время на проезд не учитывается). 

В случае, если ответственный  представитель поставщика не явился или если его присутствие не обязательно, приемка товара может происходить с участием: 

- ответственного  представителя иной организации,  выделенного руководителем этой  организации;

- представителя  общественности организации-получателя  груза (товара), который назначается  руководителем из числа работников, утвержденных официальным решением профкома. 

С согласия изготовителя (отправителя) приемку товаров можно  производить в одностороннем  порядке силами предприятия-получателя. 

Представитель, который выделен для участия  в процессе приемке товаров, должен иметь на руках соответствующее удостоверение, выданное ему на каждую отдельную (разовую) приемку отдельно. 

По окончании  приемки товаров составляется акт, в котором следует указать: 

- его номер  и дату составления;

- место приемки  товаров (грузов) и, соответственно, место составления акта;

- время начала  приемки и ее окончания;

- полное наименование  грузополучателя и его адрес  (юридический, фактический);

- ФИО лиц,  принимающих участие в процессе  приемки, место их работы и  занимаемые ими должности;

- номер и дату доверенности (удостоверения) на право участия в приемке;

- сведения о  том, что все лица, участвующие  в приемки товаров (грузов) ознакомлены  с установленными правилами приемки  товаров (грузов)по их количеству. 

В акте указывается  наименование и адрес предприятия-отправителя (производителя, изготовителя, посредника), номер и дата официального телеграфного вызова, номер и дата транспортно-сопроводительного документа, счетов-фактур, а также время доставки товаров (грузов) на склад. В случае, если при поступлении груза составлялся коммерческий акт, то в составляемом акте о факте недостачи товара в обязательном порядке пишут его номер и дату составления. Тут же должны быть указаны сведения о том: 

- какой именно  массой или за чьими именно  пломбами были отгружены товары (грузы);

- об общей  фактической массе и о той  массе, которая значится по  транспортно-сопроводительной документации;

- о массе каждого  отдельного места, в котором  выявлена недостача;

- каким именно  способом или методом установлено  число недостающих товаров;

- точное число  недостающих товаров (грузов), их  общая стоимость. 

Важный момент в акте - заключение о месте и  причинах возникновения недостачи. 

Если же в  процессе приемки товаров (грузов) выявлены их излишки, то в акте необходимо отразить детальные сведения о них (по той же схеме и в том же порядке). 

Акт о приемке  товаров по их количеству подписывается  всеми ответственными лицами, которые  принимали участие в приемке, он утверждается руководителем организации-получателя товаров (грузов) не позднее, чем на следующий день с момента его составления.

В обязательном порядке к акту о недостаче  товаров или их излишках прикладываются копии товарно-сопроводительной документации, упаковочные этикетки и ярлыки, пломбы тарных мест, при освидетельствовании  которых выявлена недостача, копии удостоверения представителя организации-отправителя, который был ей выделен для участия в процессе приемке товаров (грузов), односторонний акт, коммерческий акт, а также копии иных документов, которые прямым образом свидетельствуют о факте недостачи. 

Порядок приемки товаров  по качеству 

Процесс приемки  товаров по качеству - важнейшая  операция технологического процесса, связанного со складской переработкой грузов. Такая приемка проводится для выявления комплектности  и качества поступивших  товаров на склад, их соответствия требованиям государственных стандартов (ГОСТ), технических условий (ТУ), утвержденным эталонам и образцам. 

Сроки приемки  поступивших товаров по качеству предусматриваются заключенными договорами поставки, стандартами на продукцию, техусловиями. Во всех иных случаях приемку товаров по комплектности и качеству следует проводить в такие сроки: 

- в случаях  иногородних поставок - не позже  двадцати дней, а по продукции  скоропортящейся - одних суток  с момента поступления товаров (грузов) на склад;

- в случаях  поставок в пределах одного  города - не позже десяти дней, а по продукции скоропортящейся  - одних суток с момента поступления  товаров (грузов) на склад. 

Для районов  Крайнего Севера РФ и иных районов  досрочного завоза нормативные сроки приемки товаров по качеству более продолжительны. В частности, по скоропортящимся товарам до двух суток, а по не скоропортящимся продовольственным товарам - до сорока дней. Для этих регионов установлено, что непродовольственные товары принимаются по качеству не позже шестидесяти дней с момента поступления на склад. Приемка тары производится одновременно с товаром. 

Приемку товаров  по качеству обязаны производить  материально ответственные лица с непосредственным участием товароведов. На всех складах обязательно создаются необходимые условия для обеспечения квалифицированной приемки поступивших товаров. В этих целях соответствующим образом подготавливаются и оснащаются рабочие места складских товароведов. В наличии должны быть необходимые ГОСТ, ТУ, эталоны и образцы продукции, нормативные таблицы удельного веса груза и иная рабоче-сверочная документация.