ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Институт  Нефти и Газа 
 
 
 

Кафедра Информатики и Вычислительной Техники 
 
 
 
 
 
 
 

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

на тему:

«Автоматизация  учёта материальных ценностей на складе или Машинная обработка информации» 
 
 
 
 
 
 

                                          Выполнил: ст.гр. АСОИУзс-07-1

                                          Бобров Ю.В.

                                          Проверила:  

                                          Оценка:_____________________

                                          Подпись:____________________ 
 
 
 
 
 
 
 
 

г. Тюмень

2010 г.

Содержание 

Приложения ………………………………………………………………………….66 

Введение

      Развитие  электронной промышленности привело  к появлению нового   класса  вычислительных машин - персональных компьютеров (ПК). Главное достоинство персональных компьютеров - сравнительно  низкая  стоимость и  в тоже  время  высокая производительность. Низкая стоимость, надёжность, простота обслуживания и эксплуатации расширяет сферу применения персональных компьютеров, прежде всего за счёт тех областей человеческой деятельности, в которых раньше вычислительная техника не использовалась из-за высокой стоимости, сложности обслуживания   и взаимодействия.

      Современные масштабы и темпы внедрения средств  автоматизации управления в народном хозяйстве с особой остротой ставит задачу проведения комплексных исследований, связанных с всесторонним изучением и обобщением возникающих при этом проблем как практического, так и теоретического характера. В последние годы  возникает концепция распределённых систем управления народным хозяйством, где предусматривается локальная обработка информации. Для реализации идеи распределённого управления необходимо создание для каждого уровня и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе персональных электронных вычислительных машин.

      Первыми появились программные средства для автоматизации труда технического персонала, что обусловлено, вероятно, большой формализацией выполняемых функций. Они позволяют быстро вводить информацию, редактировать информацию, вести  поиск ошибок, осуществляют подготовку текста к распечатке. Применение текстовых редакторов позволяет значительно повысить производительность труда машинисток и секретарей различных учреждений.

      Широкое  внедрение  вычислительной  техники  во  все  отрасли промышленности требует совершенствования проектирования машинной обработки учётно-экономической информации. При проектировании нужно учитывать все возможности   имеющихся пакетов прикладных программ, предназначенных для автоматизации бухгалтерского учёта.

       Целью дипломного проекта является автоматизация  учёта материальных ценностей на складе, которая предусматривает автоматизировать процесс ввода данных, предусмотреть пакетный режим учёта расчётов, повышение качества расчётов, сокращение расчётных работ. Машинная обработка информации учёта материальных ценностей с применением вычислительной техники устраняет недостатки возникающие при ручной технике учёта, улучшает его организацию, снижает трудовые затраты и обеспечивает составление отчётных регистров в необходимые сроки.

      Основой  автоматизации являются:  высокая  трудоёмкость сбора, регистрации и  обработки информации, трудоёмкость заполнения большого количества документации.

1. Аналитическая часть

1.1. Описание объекта управления

     Муниципальное унитарное предприятие жилищного  коммунального хозяйства представляет из себя объединение двух крупных  предприятий: Горкоммунэнерго и Жилищно-коммунального сектора. Горкоммунэнерго осуществляет непосредственное централизованное теплоснабжение жилищного фонда и промышленных предприятий, головным звеном данного предприятия является центральная котельная именуемая «ЦПП» . 80 % населения города Закаменска проживает в благоустроенных квартирах и бесперебойная работа котельной является важнейшей задачей для предприятия. Важную роль в обеспечении города теплом играет безаварийная и чёткая работа теплосетей, то есть теплонесущие трубы, которые необходимы для доведения тепловой энергии и горячей воды непосредственно до объекта потребителя. В состав Центральной промышленной площадки входит участок водоснабжения, этот участок имеет семь артезианских скважин, на которых установлены мощные глубинные насосы, и два водопровода, один для промышленного снабжения водой котельной, и городской водопровод, который работает на снабжение хлорированной питьевой водой жилфонда и предприятий города. Важным звеном являются также очистные сооружения, специальное оборудование, а также биофильтра установленные на этих сооружениях, которые производят беспрерывную очистку канализационных и сточных вод, что крайне необходимо для нормальной работы экосистемы города. В систему Горкоммунэнерго включён важнейший участок – перевал база нефтепродуктов  на станции Джида, база  имеет свою котельную, которая работает для подогрева поступающей мазуты до определенной температуры, так как это топливо имеет особенность становится вязким. Мазут поступает в специальных резервуарах по железной дороге с нефтеперерабатывающего завода города Ангарска, именно этот завод является одним из ближайших и основных поставщиков мазута для города. Станция Джида находится в 270 километрах от города.  Не имея собственной железной дороги, город вынужден завозить топливо автотранспортом, так как другим способом сделать это невозможно. В 1967 году котельные работали на угле, добываемом в самом районе.                                                                        

      Но после реконструкции центральная котельная и котельная посёлка  Холтосон стали работать на жидком топливе – мазуте и теперь предприятие в виду отдаленности от железной дороги несёт определенные затраты на перевозку топлива. На центральной котельной установлены котлы типа Д.К.В.Р. – 35 и ежедневный расход топлива составляет 120 тонн. Жилищно-эксплуатационный сектор объединяет в себе два эксплуатационных участка, которые отвечают за конкретную доводку тепловой энергии и горячего водоснабжения внутрь помещения и обеспечивает ремонтные работы, которые периодически возникают в процессе эксплуатации оборудования, поддержание определённой температуры в помещениях, в не малой степени зависит от слаженной работы коллективов Жилищно-эксплуатационных участков. Не малые средства уходят на приобретение специального оборудования необходимого при работе на этих участках. Диспетчерская служба, работающая круглосуточно обеспечивает срочное устранение аварийных неполадок в системе теплоснабжения.

     В систему данного подразделения  входит участок капитального ремонта, который специализируется на ремонте жилых помещений.

     Будучи  структурным подразделением в прошлом  знаменитого Джидакомбината, предприятие  жилищного коммунального хозяйства  оказалось один на один со своими проблемами после развала и распада Джидинского вольфрамомолибденового комбината.

     Пережив критические для района и для  самого предприятия годы, муниципальное  унитарное предприятие сумело удержать свои позиции. Жилищно-коммунальное хозяйство  одним из первых в республике перешло на субсидирование оплаты коммунальных услуг, что благоприятно сказалось на развитии экономики предприятия, стабилизировалась заработная плата, уменьшилась текучесть кадров, обслуживающий персонал котельных стал более квалифицированным и стабильным благодаря контрактной системе оплаты труда. И с экономической стабильностью улучшилось обеспечение  
необходимым и новым оборудованием практически на всех участках предприятия. Всё это существенно повлияло на качество оказываемых услуг, прежде всего по снабжению Жилищного фонда и промышленных предприятий теплом и горячей водой, что крайне важно для обеспечения жизнедеятельности города, где основная масса населения проживает в много этажных благоустроенных квартирах.

      Предприятие решает очень сложные и необходимые вопросы не только для работы собственного производства,  но и решает проблемы всего города – оно является практически сердцем города, если более подробно описывать  предприятие, то основообразующих предприятий в структуре жилищно-коммунального хозяйства два: это Горкоммунэнерго и собственно сам жилищно-коммунальный сектор, но в эти два производства объединенных в единое МУПЖКХ  входят ещё несколько подразделений.

     В Горкоммунэнерго, например, входят три  крупных котельных: это центральная, находящаяся и обслуживающая непосредственно город Закаменск, котельная посёлка Холтосон, и котельная посёлка Боянгол.

     Теперь  более подробно о жилищно-коммунальном секторе. Основной деятельностью этого  сектора является обслуживание и  ремонт оборудования внутри помещений, и обслуживание территории возле жилищных домов и промышленных объектов. Для этих целей образованы два жилищно-эксплуатационных участка.

     Каждый  участок обслуживает 40 пятиэтажных  домов и часть предприятий. Расходной  статьёй на этих участках является снабжение и ремонт труб внутри жилищных помещений. Трубы нужного диаметра поставляются с базы непосредственно с Улан-Удэ, так как такого оборудования в городе не производится. Всё необходимое, вплоть до смесителей, завозится автотранспортом с Улан-Удэ, для этого отдел снабжения отвечающий за материальную базу предприятия, согласно заявкам  поступающим с участков, договаривается непосредственно с производителями и через базы Улан-Удэ производит закуп и завоз необходимого оборудования.

      Дворники, составляющие треть коллективов на этих участках, обслуживают прилегающие домовые территории и производят уборку в подъездах. Коммунальное хозяйство имеет свой столярный цех, имеется на предприятии обширный автопарк. Специфика работы требует немалого количества спецтранспорта: экскаваторы, поливальные машины, машины с вакуумными насосами, самосвалы, погрузчики. Обслуживание дорог в черте города входит в режим работы жилищного коммунального хозяйства. Утилизация и складирование промышленного мусора и бытовых отходов является ежедневной работой жилищно-эксплуатационных участков. Координированием всех служб хозяйства занимается диспетчерская служба, куда поступают все срочные заявки на устранение аварийных утечек в системе тепло снабжения и горячего водоснабжения. Согласно поступающей информации дежурные аварийные бригады выезжают по заявкам.

     Отдел технической инвентаризации промышленных зданий и жилищных помещений занимается оформлением технической документации, в обязанности этого отдела входит замер помещений, обследование объектов на возможность подключения к системе тепло и водоснабжения, а также заключение договоров с предприятиями и жильцами квартир на обслуживание.

     Отдел кадров занимается подбором персонала  и подготовкой специалистов  для  всего Муниципального унитарного предприятия жилищного коммунального хозяйства, как указывалось, численность предприятия составляет 580 человек.

     Ревизоры  работающие на участках Ж. Э. У. выполняют  своего рода карательную деятельность, так как экономическая и финансовая стабильность в первую очередь зависит от своевременной оплаты коммунальных услуг предоставляемых предприятием: это складывается из отопления + г. в. с. + канализация.

      Ревизорская служба оформляет извещения о  текущей ежемесячной плате задолженности. В случае неоплаты за коммунальные услуги оформляются документы для передачи в судебные инстанции. В деятельность службы ревизоров входит также оформление актов о нарушении теплового и температурного режима в жилых помещениях, и на основании этих актов делается перерасчёт оплаты коммунальных услуг. На основании докладных ревизорской службы Ж. Э. У. производится отключение злостных неплательщиков от системы тепло и водоснабжения, таким образом если подводить итог всему выше написанному, то слаженная работа МУПЖКХ зависит не только от управленческого персонала и деятельности правительства, но и от самих работников жилищного коммунального сектора.

Функциональная структура  управления МУП ЖКХ

      Структура МУП  жилищного коммунального хозяйства  

       Учет на предприятии  ведет бухгалтерия, являющаяся его  самостоятельным подразделением, возглавляемая  главным бухгалтером.

      Бухгалтерия предприятия обеспечивает обработку  документов, рациональное ведение бухгалтерских  записей в учетных регистрах и на их основе  - составление отчетности. Своевременное получение учетной информации о производственно–хозяйственной деятельности  предприятия позволяет руководителям оперативно воздействовать на ход производства, принимать соответствующие меры для повышения экономических показателей работы предприятия.

      В функции бухгалтерии входит:

1. Организация своевременного и достоверного бухгалтерского учета;
2. Формирование полной и достоверной информации о бухгалтерском учете и имущественном положении, необходимой также для контроля за соблюдением действующих законодательств;
3. Контроль над рациональным использованием трудовых и финансовых ресурсов;
4. Предотвращение негативных явлений в деятельности фирмы;
5. Выполнение расчетов по заработной плате;
6. Организация учета основных фондов, товарных – материальных  ценностей, денежных средств и т.д.
7. Внедрение передовых форм и методов бухгалтерского учета на основе применения персональных вычислительных машин.
8. Составление предоставление в установленные сроки бухгалтерской отчетности на основе достоверных первичных документов и соответствующих бухгалтерских записей.

      Все учетные работы в бухгалтерии  распределены между отдельными бухгалтерами или расчетными группами бухгалтеров, которые подчиняются главному бухгалтеру. 
 

      Структура предприятия:

      В функции главного бухгалтера входит формирование информации, необходимой  для внутренних и внешних (поставщикам, покупателям, налоговым, финансовым и  иным заинтересованным лицам) пользователей, обеспечение контроля над наличием и движением денежных средств, товарных и имущественных ценностей, собственных средств и обязательств. Для осуществления своих функций главный бухгалтер наделён определенными правами. Он устанавливает требование по оформлению операций первичными учетными документами и представлению в бухгалтерию необходимых для учета и контроля документов и сведений. Он устанавливает служебные обязанности всех работников учета с тем, чтоб каждый знал круг выполняемых им работ, и нес за них ответственность.

      Выполняет работу по различным участкам бухгалтерского учёта (учёт основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство. реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности. расчёты с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги).

      Участвует в разработке и осуществлении  мероприятий, направленных на соблюдение государственной дисциплины и укрепление хозяйственного расчёта. Осуществляет приём и контроль первичной документации по соответствующим участкам учёта  и подготавливает их к счётной обработке.

      Отражает  в бухгалтерском учёте операции, связанные с движением денежных средств и товарно-материальных ценностей. Составляет отчётные калькуляции  себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования  потерь  и  непроизводительных  расходов,  подготавливает предложения по их предупреждению. Производит начисление и перечисление платежей в государственный бюджет, взносов на государственное социальное страхование, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, налогов и других выплат и платежей, а также отчисление средств в фонды экономического стимулирования и другие фонды.

       Подготавливает  данные по соответствующим участкам учёта для составления отчётности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

      В обязанности расчётной группы выполняют  все расчеты по начислению заработной платы и удержаниям из неё, осуществляют контроль над использованием фонда оплаты труда, ведут учет расчетов с работниками фирмы по отчислениям на социальное, медицинское страхование и отчислениям в Пенсионный фонд и фонд занятости.

      В обязанности материальной группы бухгалтеров  входят учет всех операций по поступлению  и выбытию основных средств, по приходу-расходу материальных ценностей и малоценных быстроизнашивающихся предметов МБП.

      Группа  бухгалтеров по расчету с внешними организациями выполняют свой учет на основании первичных документов и данных, которые поступают

      из  отдела сбыта, который в свою очередь оформляет и регистрирует все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском готовой продукции,

      Бухгалтер-кассир учитывает все кассовые операции, обеспечивает прием, хранение и расходование наличных денег, также ведет учёт по расчетам с подотчетными лицами. На основе приходных и расходных документов ведет кассовую книгу, сверяет наличие денежных сумм, составлять кассовую отчетность. Получает, по оформленным в соответствии с установленным порядком документам, денежные средства в банковских учреждениях для выплаты работникам заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов.

       Заведующий  складом проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. При полном соответствии количества поступивших ценностей документам поставщика заведующая складом выписывает приходный ордер.

      По  состоянию на первое число каждого  месяца заведующая складом переносит  количественные остатки из карточек в ведомость учета остатков материалов.

      Кладовщик осуществляет контроль за наличием товарно-материальных средств на складе, а также за расходованием их со склада. Осуществляет приёмку материалов на склад от поставщиков  и выдачу их непосредственно потребителям, т. е. цехам и подразделениям предприятия. 

1.2. Экономическая сущность  задачи

      Производственные  запасы, являясь предметами труда, обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей  силой производственный процесс  организации, в котором они используются однократно. Себестоимость их полностью передаётся на вновь созданный продукт.

      Данные  бухгалтерского учёта должны содержать  информацию для изыскания резервов, снижения себестоимости продукции  в части рационального использования  материалов, снижения норм расхода, обеспечения  надлежащего хранения материалов, их сохранность.

      Основные  задачи учёта материалов состоят  в:

      - контроле за сохранностью материальных  ценностей в местах их хранения;

       - правильном  и своевременном документировании  всех операций по движению  материальных ценностей; выявлении затрат, связанных с их заготовлением; расчёте фактической себестоимости израсходованных фиалов и их остатков по местам хранения и статьям баланса;

      - систематическом контроле за  соблюдением установленных норм  сов, выявлении излишних и неиспользуемых материалов и их реализации;

      - своевременном осуществлении расчётов  с поставщиками материалов, контроле  за материалами, находящихся в  пути, неотфактурованными поставками. Все материалы по способу их  использования   и назначения  в  производственном процессе можно подразделить таким образом: сырьё; основные материалы; покупные полуфабрикаты; вспомогательные материалы; отходы; тара; топливо; запасные части; малоценные и быстроизнашивающиеся предметы.

      Для правильной организации учета материальных ценностей в организации    разработан номенклатура-ценник. Номенклатура - систематизированный перечень наименований материалов, полуфабрикатов, частей, топлива и других материалов, используемых на данной фирме.

      Для учета движения материалов применяется первичная учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации.

      Материалы на склад от местных или иногородних поставщиков доставляет экспедитор отдела снабжения. В момент сдачи экспедитором материалов на склад заведующая складом проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. При соответствии количества поступивших материальных ценностей документам поставщика заведующая складом выписывает приходный ордер. В случае, если материалы непосредственно доставляет автотранспорт поставщика, то сам поставщик выписывает товарно-транспортную накладную в четырех экземплярах: покупателю, поставщику, для начисления заработной платы водителям, для предъявления в банк на оплату.

       Акт о приемке  материалов применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений с сопроводительных документов поставщика. Приходные документы составляются в день поступления материалов. Кроме перечисленных документов составляются  накладные-требования на отпуск при внутреннем перемещении материалов со склада на склад.  

      Накладные применяются для учета и оформления отпуска материалов на сторону или другим подразделениям своей организации. Порядок учета материалов на складах и в бухгалтерии зависит от метода учета материалов.  В данной  организации используется  оперативно-бухгалтерский метод. Этот метод предполагает ведение на складах только количественно-сортового учета движения материалов.

      Материалы пополняются за счет их поставок поставщиками на основе договоров. Поставщики за отгруженные материалы выписывают платежные требования и счет - фактуру, передают их банку для оплаты и пересылают почтой данной организации.

      По  мере поступления груза на склад выписывается приходный ордер, тем при реестре сдается в бухгалтерию, где таксируется и прикладывается к платежному требованию. По мере оплаты банком этого документа бухгалтерия получает выписку из расчетного счета о списании денежных средств в пользу поставщика.

      В течение отчетного месяца бухгалтерия  организации получает акцептованные  платежные требования поставщиков, принимает приходные ордера и  приемные акты складов, получает выписки  из расчетного счета и прочих счетов фирмы. Это позволяет заключить расчеты, закончить их ввиду выполнения каждой стороной своих обязательств.

      Бухгалтерия организации осуществляет только денежный, суммовой учет движения материальных ценностей, используя для этого  ведомость № 10 «Движение материальных ценностей». Это основной регистр, отражающий движение материалов и обеспечивающий контроль над сохранностью материалов, поступление и остатки материалов по учетным ценам и по фактической себестоимости.

1.3. Характеристика существующей  организации обработки  информации

1.3.1. Характеристика первичной  информации 

      Обработка информации учёта движения материалов основана на документах, в которых отражается  информация по операциям прихода и расхода. Для получения всех необходимых результатных показателей на предприятии применяются первичные документы. Учёт прихода материалов на предприятии оформляется таким первичными документами, как  счет-фактура, фактура, счет на оплату, акт о приемке материалов, товарно-транспортная накладная.

      Если  материальные ценности отпускаются на сторону, то используются товарная накладная (продажа) и счет-фактура. При перемещении материалов с одного склада на другой оформляется накладная на внутреннее перемещение  материалов. 
 
 
 
 
 
 
 

       Таблица 1