Автоматизация учёта материалов на предриятии

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Проблема учета товарно-материальных запасов является актуальной, так  как в настоящее время производственные запасы составляют значительную часть  стоимости имущества предприятия, а затраты материальных ресурсов в некоторых отраслях доходят до 90% и более в себестоимости продукции. Также производственные запасы (сырье, материалы, топливо и другие), являясь предметами труда, обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс предприятия. Производственные запасы целиком потребляются в каждом производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на стоимость производимой продукции.

Учет товарно-материальных запасов  организуется в соответствии со стандартом бухгалтерского учета №7. Данные бухгалтерского учета должны содержать информацию для изыскания резервов снижения себестоимости продукции в части рационального использования материалов, снижения норм расхода, обеспечения надлежащего хранения материалов, их сохранности. Автоматизация учета материалов предприятия позволит более точно и эффективно вести учет материалов получать оперативную, достоверную, информацию о движении, наличии и остатках материальных ценностей

Предметом данного дипломного проекта является отдел материально-технического снабжения ОАО «Надежда».

Объект исследования: разработка программного комплекса по автоматизации системы учета материалов на ОАО «Надежда».

Целью данного дипломного проекта является разработка автоматизации учета материалов на основании анализа существующих на сегодняшний день систем ведения учета материалов с применением СУБД Access. Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

- рассмотреть теоретические  основы по учету материалов;

- проанализировать особенности учета материалов в ОАО «Надежда»;

- исследовать рынок  АИС по данной теме и выбрать  инструмент для автоматизации  учета материалов;

- автоматизировать учет  материалов.

В процессе написания данного дипломного проекта были использованы научная литература и учебные пособия по теории учета и управлению материалами, открытые публикации Интернет-сайтов, а так же материалы, собранные в период прохождения преддипломной практики в ОАО «Надежда». В настоящее время существуют разнообразные автоматизированные информационные системы (АИС), решающие проблему учета материалов. В данном дипломном проекте проанализированы четыре из существующих на рынке систем учета материалов. Эти системы наиболее часто упоминаются в современной литературе и представляют собой хорошую базу для моделирования собственной системы на их основе.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПО УЧЕТУ МАТЕРИАЛОВ

1.1 Понятие материально-производственных  запасов и организация их учета

Для осуществления основной деятельности, помимо помещения и оборудования и других основных средств, предприятию необходимо иметь определенные производственные запасы.

К материально-производственным запасам  относят сырье, материалы, топливо  и др., которые являются предметами труда и обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс предприятия. В этом процессе они используются однократно, а их себестоимость полностью передается на вновь созданный продукт.

В процессе производства материалы  используются различным образом. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе (сырье и материалы), другие изменяют только свою форму (смазочные материалы, краски), третьи входят в изделия без каких-либо внешних изменений (запасные части), четвертые только способствуют изготовлению изделий.

К производственным запасам относятся:

- сырье и основные материалы; 

- вспомогательные материалы; 

- покупные полуфабрикаты; 

- возвратные отходы;

- топливо; 

- тара и тарные материалы; 

- запасные части. 

Сырье и основные материалы —  это те предметы, из которых изготавливают продукт.

Вспомогательными называют материалы, которые используют для воздействия  на сырье и основные материалы, для  придания продукции определенных потребительских  свойств или для обслуживания и ухода за орудиями труда (смазочные  материалы).

Покупные полуфабрикаты – это  сырье и материалы, прошедшие  определенные стадии обработки, но не являющиеся еще готовой продукцией, которые приобретаются у других предприятий и организаций. Их роль в производственном процессе идентична  роли сырья и основных материалов.

Возвратные отходы производства представляют собой остатки сырья и материалов, образовавшиеся в процессе их переработки  в готовую продукцию и утратившие полностью или частично потребительские  свойства исходного сырья и материалов.

Топливо подразделяется на технологическое (для технологических целей), двигательное (горючее) и хозяйственное (для отопления).

Тара и тарные материалы –  это предметы, используемые для упаковки и транспортировки, хранения различных  материалов и продукции (ящики, коробки, ячейки).

Запасные части служат для замены износившихся деталей машин и  механизмов.

Кроме того, материалы классифицируют по техническим свойствам и делят  на группы: черные и цветные металлы, прокат, трубы и др.

Указанные классификации производственных запасов используют для построения синтетического и аналитического учета, а также составления государственного статистического наблюдения (отчета) об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно-эксплутационной деятельности.

Учет производственных запасов  регламентируется Положением о бухгалтерском  учете материально-производственных запасов, утвержденным приказом Минфина  РФ от 09.06.01 №44н [1].

Для успешного выполнения задач, стоящих  перед бухгалтерским учетом материалов, необходимо:

- иметь номенклатуру-ценник;

- установить четкую систему  документации и документооборота;

- проводить в установленном  порядке инвентаризацию и контрольные  выборочные проверки остатков  материалов, своевременно отражать  в учете их результаты.

Внутри каждой из перечисленных  групп производственные запасы подразделяют на виды, сорта, марки, типоразмеры.

Для правильной организации учета  материалов на предприятиях разрабатывается  номенклатура-ценник.

Под номенклатурой понимают систематизированный перечень наименований материалов, полуфабрикатов, запасных частей, топлива и других материальных ценностей, используемых на данном предприятии. Номенклатура материальных ценностей должна содержать следующие данные о каждом материале: технически правильное наименование (в соответствии с общероссийскими стандартами ГОСТ); полную характеристику (марка, сорт, размер, единица измерения и пр.); номенклатурный номер – условное обозначение, заменяющее по существу перечисленные признаки [2]. Если же в номенклатуре указана учетная цена каждого вида материалов, то она называется номенклатурой-ценником.

Впоследствии при выписке каждого  документа по движению материалов в  нем указывается не только наименование материала, но и его номенклатурный номер, что позволяет избежать ошибок при записях в складском и бухгалтерском учете материалов.

1.2 Организация учета материалов, их себестоимость и оценка  в текущем учете

Основными задачами учета материалов являются: контроль за сохранностью материальных ресурсов, соответствием складских запасов нормативам; контроль за выполнением планов снабжения материалами; выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов; контроль за соблюдением норм производственного потребления; правильное распределение стоимости израсходованных в производстве материалов по объектам калькуляции; рациональная оценка материалов.

Для успешного выполнения задач, стоящих перед бухгалтерским  учетом материалов, необходимо:

- иметь номенклатуру-ценник;

- установить четкую  систему документации и документооборота;

- проводить в установленном  порядке инвентаризацию и контрольные  выборочные проверки остатков  материалов, своевременно отражать  в учете их результаты;

- шире внедрять современные  средства автоматизации учета.

Для правильной организации учета материалов на предприятиях разрабатывается номенклатура-ценник. Как уже говорилось, номенклатура включает в себя технически правильное наименование, полную характеристику, номенклатурный номер материала. Наиболее часто используются цифровая номенклатура материалов и номенклатура-ценник.

На каждом документе  по движению материалов должно быть указано  не только наименование материала, но и его номенклатурный номер. Номенклатура материалов позволяет не допускать  ошибок при заполнении приходных  и расходных документов и при записях в складском и бухгалтерском учете материалов.

Большое значение в учете  имеет оценка материалов, которая  может быть оптовой, договорной, плановой и фактической.

Оптовые цены устанавливаются  централизованно, утверждаются правительством и используются в виде отпускных, продажных цен при расчетах между предприятием-поставщиком и предприятием – покупателем. Изменяются они только по решению правительства. Договорные цены устанавливаются при заключении договоров – поставок.

Плановая себестоимость (цена) материалов разрабатывается предприятием и в ее состав включаются: оптовая цена, или договорная. Провозная цена (транспортный тариф), расходы по разгрузке и доставке материалов на склады предприятий, расходы по содержанию специальных заготовительных контор и складов в местах заготовок, командировочные расходы, непосредственно связанные с заготовлением материалов. Плановая себестоимость действует на предприятиях длительное время и меняется при изменении поставщиков, оптовых цен и тарифов за перевозку.

Фактическая себестоимость  рассчитывается бухгалтерией предприятия  ежемесячно на основе оптовой цены материалов, фактически израсходованных  средств на провозную плату (железнодорожный  тариф), фактически произведенных расходов по разгрузке и доставке материалов на склады предприятия, фактически произведенных расходов на содержание специальных заготовительных контор в местах заготовки, суммы потерь от недостачи сырья и материалов в пути в пределах норм естественной убыли; фактически произведенных расходов на командировки по непосредственному заготовлению материалов.

Расходы на содержание отдела снабжения и заводских складов  в себестоимость материалов не включаются. Их относят на общезаводские (общехозяйственные) расходы предприятия.

Для упрощения планирования и учета материалов в денежном выражении расходы, включаемые в их себестоимость, делят на две статьи (части): стоимость материалов по оптовым ценам и транспортно-заготовительные расходы.

Фактическую себестоимость  материалов можно рассчитать только по окончании месяца, когда бухгалтерия будет иметь слагаемые этой себестоимости (платежные требования поставщиков материалов, платежные требования за перевозку, за погрузочно-разгрузочные работы и прочие расходы). Движение же материалов происходит на предприятиях ежедневно, и документы на приход и расход материалов должны оформляться своевременно, по мере совершения операций и находить отражение в учете. Поэтому появляется необходимость использовать в текущем учете твердые, заранее установленные цены, называемые учетными. Ими могут быть оптовые или плановые цены.

В случае использования  в текущем учете оптовых цен  по окончании месяца рассчитываются суммы и процент транспортно  заготовительных расходов для доведения  их до фактической себестоимости.

При использовании плановых цен ежемесячно рассчитываются суммы и проценты отклонений фактической себестоимости от плановой (экономия или перерасход). Этот показатель предоставляет возможность дать оценку процессу заготовления материалов. Транспортно-заготовительные расходы или отклонения от плановых цен рассчитываются не по каждому номенклатурному номеру материалов, а по группам материалов (основные материалы, вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты, топливо и т.д.). За основу расчета берутся остатки материалов на начало месяца и их поступление за отчетный месяц.

1.3 Документация по учету движения  материалов

Для учета движения материалов применяется типовая учетная  документация, отвечающая требованиям  основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным: при использовании ЭВМ – один экземпляр, а при ручной обработке – не более двух.

Поступление материалов на предприятие контролирует в первую очередь отдел снабжения, который  следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли на предприятие.

Материалы на склад от местных и иногородних поставщиков  доставляет экспедитор отдела снабжения. Принимая грузы от транспортных организаций (железной дороги, пристани), экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или порча груза, составляется коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации или к поставщику.

В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально  ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные), другие – качество (сертификаты, удостоверения и т.п.). При соответствии показателей документов фактическому наличию материально ответственное лицо выписывает приходный ордер.

Различают документы  однострочные, выписанные на отдельную  номенклатурную позицию материалов, и многострочные – на несколько  номенклатурных позиций материалов одновременно.

В условиях ручной обработки рекомендуется применять однострочные документы, при автоматизации – многострочные. Приходные ордера необходимы для количественно-суммового учета материалов, поступающих на предприятие от поставщиков или из переработки.

Для сокращения количества первичных документов разрешается и бездокументное оформление поступивших материалов. Если расхождений ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на документах поставщика (платежных требованиях) проставляется и заполняется специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера.

В случае централизованной доставки материалов автотранспортом  со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную:

- покупателю – для  оприходования материалов вместо  приходного ордера;

- поставщику – для  списания ценностей;

- для начисления заработной  платы водителям автотранспорта;

- для предъявления  в банк на оплату.

Акт о приемке материалов применяется для оформления поступивших  материальных ценностей без платежных  документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов. Акт составляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия. Комиссия назначается руководителем предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый – передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй – поступает в отдел снабжения для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.

Приходные документы  составляются в день поступления  материалов. Приходные ордера, накладные и акты содержат основные реквизиты: наименование поставщика, наименование материалов, их сорт, размер, количество, цену, сумму, подписи лиц, принявших и сдавших материалы.

Обособленно хранятся на складах материалы, подлежащие лабораторному анализу и техническому осмотру, а также материалы, принятые на ответственное хранение. Приходные ордера на них не выписываются, расходовать их не разрешается до выявления результатов анализа. Их учет организуется в специальной книге. Вначале регистрируют поступившие материалы, находящиеся на лабораторном исследовании, а затем материалы, принятые на ответственное хранение.

Кроме перечисленных  документов, составляются накладные  при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче  цехами на склад неиспользованных сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств, от выбытия из эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Материально ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху для списания материалов, другой складу – для их оприходования.

Расходные документы  отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные  нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности предприятия материалов. К ним относятся: лимитно-заборные карты, требования, накладные.

Лимитно-заборная карта  выписывается отделом снабжения  на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида оставшихся в цехах на начало месяца. Выписываются карты в двух экземплярах: один – цеху, другой – складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте цеха, а представитель получателя – в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию предприятия. На основании их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

По лимитно-заборной карте  ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

В целях сокращения количества лимитно-заборных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными  месячными талонами. Если лимитно-заборные карты используются при постоянном, систематическом отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные и прочие нужды применяется требование. Выписывается требование в двух экземплярах цехами, отделами, потребителями материалов: один – остается у получателя с распиской материально ответственного лица склада, второй – у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя.

Всякий сверхлимитный  отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение производственной программы) или замена материалов оформляются выпиской специального требования с отметкой в нем кода причины и виновника перерасхода. Отпуск в этих случаях допускается только с разрешения директора предприятия, или главного инженера, или лиц, ими уполномоченных.

Накладные применяются  для учета и оформления отпуска  материалов на сторону или хозяйствам своего предприятия, расположенным  за пределами его территории. Выписываются они отделом сбыта в трех экземплярах  на основании нарядов или договоров. При перевозке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно-транспортная накладная.

1.4 Учет материалов на складах

Для хранения материальных запасов в организациях создаются:

- центральные (базисные) склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела) снабжения и сбыта. Центральные склады, как правило, должны быть специализированными, особенно в случаях, когда в организации имеются материалы, требующие разных режимов хранения. Для хранения готовой продукции создаются, как правило, отдельные склады;

- склады цехов, филиалов и других подразделений организации.

Не должно допускаться  создание излишних промежуточных складов, а также перемещение материальных запасов с одних складов в другие.

Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям  данного склада.

Склады должны быть обеспечены исправными весами, другими необходимыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. Измерительные приборы должны периодически проверяться (переосвидетельствоваться) и осуществляться их клеймение.

Для материалов открытого  хранения оборудуются специально приспособленные  площадки.

На складах материальные запасы размещаются по секциям, а внутри них – по группам, типом и сортам, размерам. На стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях.

Размещение материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия.

К месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется  ярлык, а на ячейках (ящиках) делаются надписи (например, на приклеенных листках  бумаги или бирках) с указанием  наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

На складах должны соблюдаться соответствующие режимы хранения материальных запасов (температурно-влажностные и другие), с тем, чтобы не допускать их порчу и потерю необходимых физико-химических и других свойств.

Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому  складу возлагаются на соответствующие  должностные лица (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут  ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Если в штате организации, подразделения отсутствует должность  заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены  на другого работника организации  с обязательным заключением с  ним договора о полной материальной ответственности.

Прием на работу и увольнение заведующих складами, кладовщиков и  других материально ответственных  лиц осуществляются по согласованию с главным бухгалтером организации.

Заведующий складом, кладовщик  и другие материально ответственные лица могут освобождаться от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту. Акт приема-передачи визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам подразделений – руководителем соответствующего цеха (подразделения).

Распоряжения (указания) главного бухгалтера организации в  части учета материальных запасов, оформления и представления учетных документов и отчетности (сведений) обязательны для заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и других материально ответственных и должностных лиц, а также ее работников.

Учет материальных запасов (т.е. материалов, тары, товаров, основных средств, готовой продукции и др.) находящихся на хранении в складах организации и подразделений. Ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет). При автоматизации учетных работ указанная выше информация формируется на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

На складах ведется  количественный сортовой учет материальных запасов в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества.

Учет измерительных  приборов и приспособлений, мерной тары, а также основных средств, находящихся  на складах в эксплуатации (т.е. используемых по прямому назначению, а не на хранении), ведется в том же порядке, что и учет соответствующих ценностей в других подразделениях организации.

Карточки складского учета открываются на календарный  год службой снабжения (снабженческо-сбытовой) организации. При этом заполняются  реквизиты, предусмотренные в карточках: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты.

На каждый номенклатурный номер материала открывается  отдельная карточка.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской  службой организации в специальном  реестре (книге), а при механизированной обработке – на соответствующем  машинном носителе. При регистрации  на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации.

Карточки выдаются заведующему  складом (кладовщику) под расписку в  реестре.

В полученных карточках  складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т.п.).

Учетные цены материальных запасов, хранящихся на складах  организации  и подразделений, проставляются  на карточках складского учета организации.

В случаях изменения  учетных цен на карточках делаются дополнительные записи об этом, т.е. указывается новая цена и с какого времени она действует.

В случае применения организацией в качестве учетной цены цен поставщиков  или фактической себестоимости  материалов:

- открывается новая карточка складского учета при каждом изменении цены;

- учет ведется на  одной и той же карточке  независимо от изменения цены. В этом случае в карточках  по строке «Цена» указывается  «Цена поставщика» или «Фактическая  себестоимость». Новая цена записывается по каждой операции.